Voorbereidingsfase

Fase 1
Bij Best Value wordt van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer verwacht dat er vooruit wordt gedacht. De voorbereiding van het inkooptraject bestaat voorafgaand aan de aanbesteding uit de volgende onderdelen:

• Een sponsor kiezen, iemand in de organisatie die zelfstandig beslissingen mag nemen, visie heeft en de verandercultuur in de organisatie kan begeleiden.
• Opstellen van een beknopt strategisch plan waaruit duidelijk wordt binnen welke strategische context de aanbestedingstrajecten plaats gaan vinden en wat de doelstellingen zijn.
• Kiezen en opleiden van een kernteam, mensen die zich comfortabel voelen bij de procesaanpak en in staat zijn om met de nieuwe principes van prestatie inkoop te werken.
• Kiezen van een project, in eerste instantie wordt een kleinschalig project geprefereerd, waarbij het risico beperkt is en concrete resultaten getoond kunnen worden.
• Creëren van de juiste startcondities waarbij de mogelijke faalfactoren van het project vooraf worden beschouwd en waar mogelijk worden voorkomen.
• Vormen van een projectteam dat werkt vanuit expertises.
• Formuleren van een projectdoelstelling, bij Best Value staat daarbij het “wat” centraal en niet het “hoe”: Wat moet er een het eind van een project gerealiseerd zijn?
• Opstellen van een planning, een lijst met activiteiten en de benodigde tijd, met een minimale doorlooptijd van 4 maanden.
• Vaststellen plafondbudget: welk budget is maximaal beschikbaar voor het realiseren van de projectdoelstelling.
• Verzamelen van informatie die inschrijvers nodig hebben om een goede inschrijving te maken.
• Bepalen van de wegingsfactoren, in welke percentages kwaliteit en prijs worden meegewogen om prijsinkoop te vermijden. Het percentage voor kwaliteit kan worden onderverdeeld in prestatie onderbouwing, risicodossier, kansendossier en interviews, waarbij interviews het zwaarste mee moeten wegen.
• Opstellen van een gunningsleidraad voor de aanbieders, die onder andere bestaat uit de projectdoelstellingen, projectscope, planning, wegingsfactoren en het budget. Houden van een of meerdere opleidingsbijeenkomsten. Deze hebben als doel de potentiële opdrachtnemers op te leiden in het gedachtegoed en de stappen van Best Value.