Uitvoeringsfase
Fase 4
De laatste stap in het Best Value proces is de uitvoering. Er is een gedetailleerde planning gemaakt en de risico’s en beheersmaatregelen zijn beschreven en de juiste mensen en expertises zijn betrokken.
Risicomanagement
De opdrachtnemer is een presterende aanbieder die in het belang van de opdrachtgever denkt en die al het mogelijke doet om risico’s niet hij niet kan beheersen te minimaliseren. Als er toch een risico optreedt, dan is degene die het risico inbrengt financieel verantwoordelijk. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het risicomanagement.
Weekly’s
Tijdens de uitvoeringsfase wordt de opdrachtgever wekelijks schriftelijk door de opdrachtnemer op de hoogte gebracht over de afwijkingen van de voortgang van het project. In deze Weekly rapporteert de opdrachtnemer over de ontwikkeling van de risico’s (zowel de risico’s die zijn voorzien als de risico’s die onverwacht optreden) in termen van tijd, budget en kwaliteit. De opdrachtgever geeft een oordeel (1, 5 of 10) over hoe de afwijkingen worden gemeld en beheerst en controleert of de opdrachtnemer eventueel actie verwacht van de opdrachtgever in het geval dat een opgetreden risico buiten de invloedssfeer ligt van de opdrachtnemer.
Best Value
De uitvoeringsfase is de periode waarin het werk daadwerkelijk plaatsvindt en het is van groot belang dat er tijdens deze fase vastgehouden wordt aan de principes van Best Value. De opdrachtnemer heeft tijdens eerdere fases bewezen de expert te zijn. Het is de kunst om de opdrachtnemer zijn werk te laten doen en je te laten leiden als opdrachtgever. De Weekly zorgt voor transparantie, de opdrachtgever blijft op de hoogte van het strikt noodzakelijke, wat voor meer efficiënte zorgt voor beide partijen.
De opdrachtnemer neemt de regie over het project en de veranderde relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer kan even wennen zijn. Het is belangrijk dat er niet teruggevallen wordt in het oude gedrag van managen, sturen en controleren. De Best Value opdrachtnemer neemt een voorbeeldrol aan en kan de opdrachtgever helpen. Het succes van het project valt of staat met het op een juiste manier handhaven van de Best Value principes.
Conclusie
Best Value is gebaseerd op logica, gezond verstand en het simpel houden van zaken. Uitkomsten van projecten kunnen vooraf voorspeld worden . Er worden minder beslissingen genomen, de risico’s worden kleiner, de opdrachtgever hoeft minder te begrijpen en onderlinge relaties zijn minder nodig. Best Value minimaliseert kosten en zorgt voor een hoge prestatie.
Van Hes Projectmanagement bestaat uit A+ gecertificeerde Best Value adviseurs die daarnaast meer dan 15 jaar projectleider zijn geweest. Zij hebben inmiddels meer dan 40 organisaties begeleid bij diverse Best Value trajecten en kunnen ook uw organisatie ondersteunen bij de toepassing van Best Value.
Bronvermelding:
Kashiwagi, D. (2014) “Best Value Standard”. Arizona, USA: KSM.
Kashiwagi, D. (2014) “Information Management Theory. Arizona, USA: KSM.
Meer weten over Best Value?
http://pbsrg.com/best-value-model/netherlands/certified-individuals/
http://player.vimeo.com/video/77477575
http://cibw117.com/journal/index.php/performance-info-and-value/article/view/129