Concretiseringsfase

Fase 3
Nadat de aanbieder met de beste score is gekozen vangt de concretiseringsfase aan. Dit is de periode waarin de beoogd opdrachtnemer de tijd krijgt om het project van begin tot eind te plannen en worden de schriftelijke plannen aan de hand van dominante informatie geverifieerd. Dit is de belangrijkste fase van het proces omdat er echt de diepte in wordt gegaan. Alleen de aanbieder die het best gescoord heeft gaat door naar deze fase. Hiermee worden transactiekosten bespaard voor alle overige aanbieders. Deze fase neemt normaal gesproken 4 tot 8 weken in beslag, afhankelijk van het type project.

In de concretiseringsfase zullen alle risico’s tot in detail worden besproken. Ook eventuele risico’s die de beoogde opdrachtnemer niet had voorzien in het door hem aangeleverde Risicodossier komen daarbij aan de orde. De opdrachtnemer is aan zet, hij is de expert, neemt de leiding en handelt proactief in plaats van reactief.

Plan van Aanpak
De beoogde opdrachtnemer werkt het uit te voeren project tot in detail uit in een Plan van Aanpak op basis van de ingediende inschrijving. In het Plan van Aanpak wordt nauwkeurig aangeven hoe het beloofde resultaat bereikt zal gaan worden binnen de randvoorwaarden en de projectdoelstelling. Daarnaast worden de mogelijkheden uit het ingediende Kansendossier ook verwerkt in het Plan van Aanpak, als de opdrachtgever dit verzoekt.

In het Plan van Aanpak geeft de beoogde opdrachtnemer aan welke activiteiten en welke inzet van de opdrachtnemer verwacht wordtTenslotte wordt aangegeven hoe de communicatie plaatsvindt richting opdrachtgever en eventuele derden die betrokkenen zijn bij het project.

De opdrachtgever toetst of het definitief ingediende Plan van Aanpak voldoet aan de kwaliteit die de beoogde opdrachtnemer heeft opgegeven bij zijn inschrijving. Indien de beoogde opdrachtnemer in de concretiseringsfase niet in staat is voldoende aan te tonen dat het beloofde resultaat bereikt kan worden zal de inschrijving alsnog als ongeldig terzijde worden gelegd en vindt de concretiseringsfase nogmaals aan met een nieuwe beoogd opdrachtnemer, de inschrijver die op de tweede plaats in de ranking is geëindigd. Deze procedure herhaalt zich tot de opdrachtgever de opdracht definitief heeft kunnen gunnen.

Overeenkomst
De overeenkomst wordt door de beoogd opdrachtnemer tijdens de concretiseringsfase opgesteld en geverifieerd door de opdrachtgever. Het einde van de concretiseringsfase is het tekenen van het contract. Er is nu duidelijk wie welke verantwoordelijkheden heeft. De expert opdrachtnemer is gevonden, hij is maximaal voorbereid en de uitvoering van het project kan beginnen.