Selectieproces

Fase 2
In deze beoordelingsfase wordt aan de hand van verschillende criteria bepaald wie de meest geschikte aanbieder is. De selectie bestaat uit het beoordelen van de ingediende schriftelijke plannen, ook wel kwalitatieve documenten genoemd. Na deze beoordeling volgen de interviews. Soms gaan alle aanbieders door naar de interviews. Er zijn ook trajecten waarbij alleen aanbieders met een voldoende op de schriftelijke plannen, worden uitgenodigd.

Schriftelijke plannen
De schriftelijke plannen van de aanbieders bestaan uit de volgende drie onderdelen, elk maximaal 2 A4-tjes.

• Prestatie onderbouwing, waarin de aanbieder met behulp van een aantal stellingen, die onderbouwd worden met meetbare en verifieerbare prestatie informatie, aantoont dat hij in staat is om het project goed uit te voeren. De nadruk ligt hierbij op het “waarom”, niet op het “hoe”.
• Risicodossier, waarin de risico’s benoemd worden die buiten de scope van de aanbieder vallen en de aanbieder aangeeft op welke manier hij risico’s gaat beheersen. Hieruit wordt duidelijk of de aanbieder visie heeft en in het belang van de opdrachtgever handelt. Een expert identificeert risico’s en minimaliseert deze zonder de scope te verbreden.
• Kansendossier, waarin de aanbieder extra zaken aan kan bieden die buiten de scope liggen. De kans draagt bij aan de projectdoelstellingen en levert voordeel op voor de opdrachtgever. De aanbieder maakt de toegevoegde waarde duidelijk

De teamleden krijgen deze plannen anoniem en beoordelen deze individueel aan de hand van de vooraf opgestelde en gecommuniceerde beoordelingscriteria. Hierbij worden plannen objectief en absoluut beoordeeld en niet relatief ten opzichte van elkaar. Afwijkingen van een neutrale score worden onderbouwd met meetbare informatie. Door middel van een discussie door het team wordt aan elke aanbieder een consensus score gegeven. Het doel van het proces is om dominantie verschillen tussen aanbieders vast te leggen. Aan de hand van de schriftelijke plannen van de potentiële opdrachtnemers wordt bepaald wie er uitgenodigd worden voor de interviews.

Deze interviews vinden plaats met de sleutelfunctionarissen van het project. Dit zijn personen die daadwerkelijk een belangrijke rol vervullen in het project. De interviews zijn vooraf met het projectteam voorbereid en hebben als doel vooraf te bepalen of de sleutelfunctionarissen het project doorgronden en goed kunnen uitvoeren vanuit hun rol.