Best Value
Wat is Best Value?
Best Value gaat over een andere manier van organiseren. Het is een zienswijze, een verschuiving in paradigma, een geoptimaliseerde omgeving van experts die waarde toevoegen en kosten minimaliseren.
Best Value organisatie
De mens staat centraal in een Best Value organisatie en niet het systeem, zoals bijvoorbeeld het HRM systeem van functieprofielen. In een Best Value organisatie werkt iedereen vanuit zijn of haar kracht. Het is een bottom-up organisatie waarin expertise van mensen met elkaar in lijn worden gebracht. Hierdoor nemen risico’s en transactiekosten af en wordt er efficiënter en met meer plezier gewerkt. In een Best Value organisatie faciliteert een leidinggevende haar medewerkers zodat ze kunnen doen waar ze goed in zijn en waar hun hart ligt. Managen, controleren en sturen van medewerkers die ingezet zijn op een klus waar ze niet bij passen is niet effectief en in een Best Value organisatie verleden tijd. Transparantie in een Best Value organisatie betekent simpel en eenduidig communiceren, het liefst in cijfers, op zo’n manier dat iedereen het begrijpt. Geen dikke rapporten meer. Het zorgt ervoor dat mensen nog meer hun verantwoordelijkheid nemen.
Best Value Projectmanagement
Best Value stelt dat projectresultaten vooraf voorspelt kunnen worden. Een goede en juiste voorbereiding leidt tot een succesvol eindresultaat. Sterker nog, hoe dichter bij het eindpunt hoe duidelijker het resultaat wordt maar ook hoe minder invloed er nog is op het resultaat. Vandaar een juiste voorbereiding essentieel is: ‘Eerst denken, dan doen’. In de voorbereiding op een project worden de mogelijke faalfactoren vooraf beschouwd. Vooraf wordt gekeken hoe risico’s voorkomen, dan wel beheerst kunnen worden. Onderzoek toont aan dat meer dan 75% van de faalfactoren veroorzaakt worden door de opdrachtgevers, zoals; onduidelijke opdracht, geen commitment en een onrealistische planning. Daarnaast wordt in Best Value projecten veel aandacht besteed aan de mensen die in het projectteam zitten. Mensen bepalen het succes. In de voorbereiding worden mensen gezocht met de benodigde expertise en ‘gewenst’ houding en gedrag. Het hebben van expertise wordt aangetoond met verifieerbare prestaties. De mensen in het project doen het werk waar ze goed in zijn en waar van nature hun sterke punten liggen, hiermee sluit Best Value aan bij moderne management filosofieën.
Het projectteam stelt een plan van aanpak op waarin het migreren van de risico’s, benutten van expertise en het geven van verantwoordelijkheid centraal staan. Tijdens de uitvoering van projecten wordt in de wekelijkse rapportage alleen gerapporteerd op afwijkingen van het plan. Dit versterkt het nemen van verantwoordelijkheden en beperkt het risico dat iemand iets gaat doen wat niet zijn expertise is, omdat afwijkingen één op één zijn toe te schrijven aan de verantwoordelijke.
De theorie klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Maar de praktijk laat zien dat Best Value projecten een win-win situatie opleveren waarin iedereen denkt in het belang van de ander, prestaties die bij de start van het project vast gesteld zijn geleverd worden en de afwijkingen op budget en planning lager zijn dan 10%.
Best Value projecten of inkooptrajecten
De rol van de opdrachtgever bij Best Value is het herkennen wanneer ze geen expert zijn en het voor deze projecten of onderdelen selecteren van een expert. Door de expertise van de opdrachtnemer te benutten wordt het risico beperkt en ontstaat er een transparante omgeving.
De filosofie van Best Value staat haaks op de gangbare inkoop- en projectmanagement filosofie waar vooral management, sturen en controleren wordt toegepast. Best Value is gebaseerd op het gebruik maken van expertise van onder andere opdrachtnemers. Het behaalde resultaat van een project wordt bepaald door hoe goed het project is voorbereid. Bij Best Value ligt daarom de nadruk op het voortraject in plaats van op controle achteraf.
De Best Value principes zijn zowel in de private sector als in de publieke sector toepasbaar. Het proces bestaat uit de volgende vier fasen:
1. VOORBEREIDINGSFASE
Bij Best Value wordt van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer verwacht dat er vooruit wordt gedacht. De voorbereiding van het inkooptraject bestaat voorafgaand aan de aanbesteding uit verschillende onderdelen.
Lees verder over de Voorbereidingsfase
2. SELECTIEPROCES
In deze beoordelingsfase wordt aan de hand van verschillende criteria bepaald wie de meest geschikte aanbieder is. De selectie bestaat uit het beoordelen van de ingediende schriftelijke plannen, ook wel kwalitatieve documenten genoemd. Na deze beoordeling volgen de interviews. Soms gaan alle aanbieders door naar de interviews. Er zijn ook trajecten waarbij alleen aanbieders met een voldoende op de schriftelijke plannen, worden uitgenodigd.
Lees verder over het Selectieproces
3. CONCRETISERINGSFASE
Nadat de aanbieder met de beste score is gekozen vangt de concretiseringsfase aan. Dit is de periode waarin de beoogd opdrachtnemer de tijd krijgt om het project van begin tot eind te plannen en worden de schriftelijke plannen aan de hand van dominante informatie geverifieerd. Dit is de belangrijkste fase van het proces omdat er echt de diepte in wordt gegaan. Alleen de aanbieder die het best gescoord heeft gaat door naar deze fase. Hiermee worden transactiekosten bespaard voor alle overige aanbieders. Deze fase neemt normaal gesproken 4 tot 8 weken in beslag, afhankelijk van het type project.
Lees verder over de Concretiseringsfase
4. UITVOERINGSFASE
De laatste stap in het Best Value proces is de uitvoering. Er is een gedetailleerde planning gemaakt en de risico’s en beheersmaatregelen zijn beschreven.