Slechts 7% van de grote ICT-projecten wordt succesvol afgerond. Dat is schokkend weinig. Maar misschien nog schokkender: het is niet de technologie of de complexiteit die deze projecten de das omdoet. Het zijn de mensen. Gedrag, cultuur, communicatie en betrokkenheid blijken keer op keer de achilleshiel van zelfs de best geplande projecten.

In deze blog duiken we dieper in de oorzaken van falende ICT-projecten én wat jij als projectleider, manager of opdrachtgever kunt doen om de kans op succes drastisch te vergroten. Met inzichten uit onderzoek van de Standish Group, literatuur van experts als Hans Mulder, Stephen Covey, Amy Edmondson en Patrick Lencioni, én onze eigen praktijkervaring binnen de Projectleiders Academie.

De vier hoofdcategorieën van falen

Uit onderzoek van de Standish Group blijkt dat falende ICT-projecten grofweg vier oorzaken hebben:

·      49%: Gedrag van mensen (zoals gebrekkige managementsupport, lage gebruikersbetrokkenheid, onprofessioneel gedrag)

·      26%: Onduidelijke opdracht (vage doelstellingen, onrealistische verwachtingen, scope creep)

·      19%: Projectaanpak (gebrek aan structuur, onvoldoende projectmanagementvaardigheden)

·      6%: Vakkennis (inhoudelijke kennis en ervaring binnen het vakgebied)

Het is opvallend hoe dominant het aandeel van menselijk gedrag is. Waar veel organisaties hun aandacht richten op tools, processen en methodieken, ligt de werkelijke uitdaging in hoe mensen zich gedragen, communiceren en samenwerken binnen een project.

Gedrag is geen ‘zachte factor’. Het bepaalt in hoge mate het resultaat van een project. Denk aan hoe snel beslissingen worden genomen, hoe goed mensen informatie delen, hoe verantwoordelijk teamleden zich voelen, en hoe omgegaan wordt met fouten of tegenslag.

Menselijk gedrag als doorslaggevende factor

Complexe ICT-projecten mislukken niet alleen vanwege de techniek. Ze mislukken omdat mensen niet de juiste ondersteuning krijgen, geen eigenaarschap nemen of niet samenwerken vanuit vertrouwen. Hans en Theo Mulder benadrukken dit met hun stelling: “Complexe ICT-projecten vereisen de grootst mogelijke managementsupport en de best mogelijke professionele (volwassen) bemensing.”

Leiderschap speelt hierbij een cruciale rol. Projectleiders die vertrouwen uitstralen, betrokkenheid tonen en een veilige cultuur creëren, zorgen voor betere samenwerking, snellere besluitvorming en hogere motivatie in teams. Volgens Stephen Covey is vertrouwen het fundament van effectieve samenwerking: *”Without trust, we don’t truly collaborate; we merely coordinate or, at best, cooperate.”

Daarnaast speelt volwassenheid van het team een grote rol. Hoe gaan teamleden om met conflicten? Durven ze elkaar feedback te geven? Voelen ze zich vrij om fouten toe te geven? Deze gedragscomponenten zijn bepalend voor de veerkracht en slagkracht van een projectteam.

De complexiteitsmatrix: hoe omvang en succes samenhangen

De Standish Group laat in hun complexiteitsmatrix zien dat de kans op succes daalt naarmate projecten groter worden. Hoe meer uren, hoe meer betrokkenen, hoe groter de kans op ruis, miscommunicatie en scope creep.

Dat leidt tot de ogenschijnlijke oplossing: maak projecten kleiner. En ja, dat werkt. Kleinere projecten hebben vaak:

· Kortere doorlooptijd

· Minder betrokken partijen

· Snellere besluitvorming

· Meer overzicht

Maar er zit een addertje onder het gras…

Waarom kleinere projecten niet de hele oplossing zijn

Hoewel het opdelen van grote projecten in kleinere subprojecten logisch klinkt, is het geen wondermiddel. Veel grote ICT-opdrachten zijn van nature complex en onderling afhankelijk. Opdelen zonder het geheel te overzien, leidt al snel tot fragmentatie, extra afstemming en nieuwe risico’s.

Een tweede valkuil is dat kleinere projecten een schijngevoel van controle kunnen geven. Zonder duidelijke governance, eigenaarschap en afstemming op het grotere geheel, kunnen ook kleine projecten mislukken.

Bovendien: menselijk gedrag verandert niet automatisch door het project kleiner te maken. Gebrek aan eigenaarschap, onvolwassen gedrag of slechte communicatie blijft bestaan – ook in kleine projecten. De kern van het probleem blijft dus: hoe zorgen we dat mensen binnen projecten effectiever samenwerken, communiceren en zich verantwoordelijk voelen?

Menselijk gedrag: de sleutel tot succes

De oplossing ligt niet in structuur alleen, maar in het verbeteren van menselijk gedrag. Succesvolle ICT-projecten onderscheiden zich op het vlak van:

• Betrokken leiderschap: managers die zichtbaar zijn, het goede voorbeeld geven en steun bieden waar nodig.
• Psychologische veiligheid: teamleden die zich vrij voelen om fouten te delen, vragen te stellen en elkaar aan te spreken (Amy Edmondson).
• Verantwoordelijkheid en eigenaarschap: iedereen voelt zich mede-eigenaar van het projectresultaat.
• Heldere communicatie: er is geen ruimte voor ruis, iedereen weet wat er verwacht wordt en durft zich uit te spreken.

Volgens Patrick Lencioni zijn de vijf frustraties van teamwork (gebrek aan vertrouwen, angst voor conflict, gebrek aan betrokkenheid, vermijden van verantwoordelijkheid, en geen aandacht voor resultaat) de basisproblemen van falende teams. Deze frustraties zie je terug in projectteams waar gedrag niet bewust gestuurd wordt.

7 praktische strategieën voor méér grip, vertrouwen en resultaat in jouw project

Strategie 1) Investeren in soft skills?

Soft skills bepalen of je team volgt, meedenkt of afhaakt. In plaats van nog een methodiek te leren, is het waardevoller om:

• Coachend te leren leidinggeven
• Te leren luisteren en confronteren
• Zelfreflectie te oefenen

Veel projectleiders ontwikkelen zich door vanuit een inhoudelijke of technische rol. Ze zijn vakinhoudelijk sterk, maar worstelen met hun rol als leider. In plaats van opdrachten geven, moeten ze richting geven, verbinden, inspireren en soms confronteren. Dat vergt andere vaardigheden dan het oplossen van inhoudelijke problemen.

Wat je kunt doen:

• Volg trainingen in coachend leiderschap of situationeel leidinggeven
• Observeer jezelf tijdens vergaderingen: neem je de leiding of wacht je af?
• Vraag feedback aan je team: waar zie jij mij als leider? Waar laat ik kansen liggen?

Waarom dit werkt:

Zodra jij zelf steviger in je schoenen staat en bewust leiding geeft, creëer je veiligheid én duidelijkheid in je team. Dat voorkomt frustraties en verhoogt het moreel. Bovendien zorgt het voor minder afhankelijkheid van jou: je team leert zelf verantwoordelijkheid nemen.

Voorbeeld:

Nienke, bidmanager bij een infraproject, ontdekte dat haar team wachtte op haar signaal bij elk probleem. Na coaching in ‘eigenaarschap stimuleren’ begon ze met het stellen van oplossingsgerichte vragen in plaats van direct antwoord te geven. Binnen een maand werd haar team proactiever en namen mensen zelf initiatieven. Actie: vraag je team eens: “Wat zou ik anders kunnen doen om jou beter te ondersteunen?”

Strategie 2) Zorg voor psychologische veiligheid in je team?

Psychologische veiligheid is essentieel voor openheid. Een team dat zich niet veilig voelt, houdt fouten stil, spreekt zich niet uit en verbergt onzekerheden. De kosten hiervan zijn enorm: miscommunicatie, vertragingen, en onzichtbare risico’s. Amy Edmondson’s onderzoek toont dat teams die open zijn over fouten, uiteindelijk betere prestaties leveren.

Wat je kunt doen:

• Start vergaderingen met de vraag: “Wat is er niet goed gegaan de afgelopen week?”
• Geef zelf het voorbeeld: deel een fout die jij recent maakte en wat je daarvan leerde
• Creëer teamregels waarin staat dat het oké is om fouten te bespreken
• Benoem positief gedrag (“Fijn dat je dit open deelde”)

Waarom dit werkt:

Zodra teamleden ervaren dat ze niet worden afgestraft voor eerlijkheid, gaan ze open communiceren. Problemen worden sneller zichtbaar en oplosbaar. En je voorkomt dat issues pas boven water komen als het te laat is.

Voorbeeld:

Tijdens een intervisie bij de ProjectleidersAcademie vertelde een deelnemer hoe het delen van zijn eigen onzekerheid (‘ik weet ook niet of dit werkt’) leidde tot opluchting in het team en betere samenwerking.

Strategie 3) Breng meer structuur en ritme in je project?

Veel projectleiders beginnen enthousiast maar laten de structuur verslappen zodra het druk wordt. De gevolgen? Afspraken worden onduidelijk, de voortgang versnippert en belangrijke signalen worden gemist.

Wat je kunt doen:

• Plan wekelijks een voortgangsoverleg van max. 30 minuten: strak gefaciliteerd, doelgericht
• Gebruik een vast format voor rapportages (zoals bij onze projectbegeleiding)
• Maak taken zichtbaar via een overzichtelijk bord of digitaal dashboard (zoals Trello, Jira, MS Planner)

Waarom dit werkt:

Ritme brengt voorspelbaarheid. Structuur maakt duidelijk wie wat doet en waar we staan. Daarmee voorkom je onuitgesproken verwachtingen en vermijd je ‘brandjes blussen’ die eigenlijk preventief vermeden hadden kunnen worden.

Voorbeeld:

Een bouwproject in Groningen begon met wekelijks overleg waarin telkens werd teruggekeken en vooruitgeblikt. Na drie weken zagen ze al 30% minder issues, puur omdat problemen tijdig werden opgepakt.

Strategie 4) Maak feedback onderdeel van je projectcultuur?

Feedback voorkomt misverstanden en bevordert groei. In veel projecten blijft feedback uit. Omdat het spannend is, of omdat men denkt dat ‘het wel duidelijk is’. Maar zonder feedback ontstaat ruis, frustratie en stagneert de ontwikkeling van mensen én het project.

Wat je kunt doen om het laagdrempeliger te maken:

• Vraag elke twee weken aan je team: “Wat kan ik anders doen om jou beter te ondersteunen?”
• Introduceer 3-minuten feedbackrondes aan het eind van elke sprint of overleg
• Gebruik het 3G-model: Gedrag – Gevoel – Gevolg (“Toen je X deed, voelde ik Y, en dat had Z als gevolg”)

Waarom dit werkt:

Feedback maakt gedrag bespreekbaar. Het helpt teams groeien, maakt verwachtingen expliciet en versterkt de relatie tussen teamleden.

Voorbeeld:

In een infrateam gaf een teamlid feedback aan de projectleider dat hij ‘te onbereikbaar’ was. De leider stelde zijn agenda open, creëerde een vast vragenuur per week en de betrokkenheid in het team schoot omhoog.

Strategie 5) Start je projecten altijd met teamafspraken?

Teamdynamiek ontwikkelt zich niet vanzelf. Projectteams zijn vaak ad hoc samengesteld. Verschillende achtergronden, werkstijlen en belangen komen samen. Zonder bewust aandacht aan groepsprocessen te besteden, ontstaan er subgroepjes, spanningen en terughoudendheid.

Wat je kunt doen:

• Maak als team samen teamafspraken (over communicatie, feedback, besluitvorming)
• Organiseer reflectiesessies of intervisiegesprekken (evt. met externe begeleiding)
• Gebruik teamtools zoals DISC, Belbin of teamrollen-inventarisatie om inzicht te krijgen in voorkeurstijlen

Waarom dit werkt:

Teamontwikkeling is geen bijzaak maar een randvoorwaarde voor succes. Een goed functionerend team is veerkrachtig, denkt mee, en draagt bij aan gezamenlijke resultaten – zelfs onder druk.

Voorbeeld:

Bij een provincieproject organiseerde een projectleider maandelijks een lunchsessie rond een thema als “conflicten” of “eigenaarschap”. Binnen twee maanden ontstond meer vertrouwen, eerlijkere communicatie en hogere productiviteit.

Strategie 6) Zorg dat de eindgebruikers echt betrokken blijven?

Veel ICT-projecten betrekken eindgebruikers alleen bij de start (inventarisatie) of bij de testfase. Daarmee worden waardevolle inzichten gemist. Gebruikersfeedback is onmisbaar voor adoptie, draagvlak én de kwaliteit van de oplossing.

Wat je kunt doen:

• Installeer een gebruikerspanel dat elke 2 weken feedback geeft op tussenproducten
• Stel bij elk besluit de vraag: “Wat zou de eindgebruiker hiervan vinden?”
• Laat gebruikers meedoen in demo’s, pilots en evaluaties

Waarom dit werkt:

Gebruikers voelen zich serieus genomen. Ze herkennen hun wensen in het resultaat en worden vanzelf ambassadeur van het project. Bovendien voorkom je dure aanpassingen achteraf.

Voorbeeld:

Een ICT-team betrok verpleegkundigen elke week bij het ontwerp van een nieuw registratiesysteem. Resultaat: minimale weerstand bij invoering en 40% hogere tevredenheid na livegang.

Strategie 7) Maak gedrag bespreekbaar binnen je project?

Gedrag is de onzichtbare factor die bepaalt of een project succesvol is of vastloopt. Wie niet stuurt op gedrag, laat de uitkomst aan toeval over.

Wat je kunt doen:

• Introduceer het ijsbergmodel van McClelland: gedrag is zichtbaar, drijfveren en overtuigingen zitten daaronder
• Bespreek tijdens evaluaties niet alleen ‘wat ging goed/fout’, maar ook ‘wat viel je op in het gedrag?’
• Geef ruimte voor persoonlijke reflectie: laat teamleden 1x per maand stilstaan bij hun eigen rol en impact

Waarom dit werkt:

Gedrag verandert niet door instructies, maar door bewustwording, reflectie en dialoog. Teams die gedrag bespreekbaar maken, ontwikkelen een lerende houding en een stevige samenwerking.

Voorbeeld:

Tijdens een reflectiesessie benoemde een teamlid: “Ik merk dat ik kritiek mijd.” Dat leidde tot een eerlijk gesprek waarin meerdere teamleden toegaven dat ze dat herkenden. Het team maakte een afspraak: kritiek is geen aanval, maar zorg voor het geheel.

Cultuur als fundament voor succesvolle projecten

Stephen Covey stelde het al: “Trust is the glue of life. It’s the most essential ingredient in effective communication. It’s the foundational principle that holds all relationships.”

Vertrouwen en betrokkenheid vormen het fundament onder elk succesvol project. En dat begint bij cultuur. Een cultuur waarin:

• Mensen zich veilig voelen om hun mening te geven
• Er ruimte is voor reflectie en feedback
• Management zichtbaar en ondersteunend is
• Successen gevierd worden, en fouten niet worden afgestraft
• Feedback wordt gezien als kans tot groei

Deze cultuur ontstaat niet vanzelf. Ze moet gebouwd, onderhouden en bewaakt worden. En dat begint bij leiderschap.

Conclusie: technologie faalt niet, mensen falen

Techniek is zelden de bottleneck. De mens is dat wel. Niet omdat we onbekwaam zijn, maar omdat samenwerking lastig is. Omdat belangen botsen. Omdat communicatie misloopt. Omdat we allemaal onze eigen agenda, stijl en voorkeuren hebben.

De cijfers van de Standish Group zijn helder: de meeste projectproblemen zijn gedrag gerelateerd. Dus daar ligt ook de oplossing. Door te investeren in leiderschap, cultuur, communicatie en betrokkenheid, verhoog je de kans op succes aanzienlijk.

Wil je dat jouw ICT-project meer wordt dan een brandje blussen? Begin dan bij de mensen.

Bij de Projectleiders Academie trainen we projectleiders in precies deze vaardigheden. Niet met nog meer theorie, maar met praktische handvatten om rust, regie en resultaat te brengen in complexe projecten.