Er was een tijd, nog niet eens zo lang geleden, dat een aanbesteding simpelweg een wedstrijdje invullen was. Je vulde een formulier in, beloofde dat je alles goedkoper, sneller én duurzamer deed dan de rest, en wachtte op een handtekening van de opdrachtgever.

Iedereen blij. Vooral de juristen.

Maar de tijden zijn veranderd. In de wereld van moderne projectaanbestedingen wil men meer. Meer samenwerking, meer vertrouwen, meer verbinding. Mooie woorden die je vroeger vooral in zelfhulpboeken tegenkwam, maar die inmiddels hun plek hebben gevonden in het aanbestedingslandschap. Vooral bij complexe projecten waarbij succes niet alleen afhangt van de laagste prijs, maar van een slimme, integrale aanpak.

Team-Value als alternatief voor de concurrentiegerichte dialoog

Een duidelijk voorbeeld van deze ontwikkeling is de concurrentiegerichte dialoog. Rijkswaterstaat (RWS) past deze methode al jaren toe. Het is een vorm van aanbesteden waarbij de overheid erkent dat ze het eindplaatje nog niet volledig kan overzien. Daarom nodigt ze marktpartijen uit om eerst in gesprek te gaan, voordat er definitieve eisen en gunningscriteria op tafel komen.

Het uitgangspunt: voor je iemand een contract van 80 miljoen laat tekenen, is het wel zo verstandig om te weten of je daadwerkelijk samen een brug kunt bouwen. Niet alleen technisch, maar ook relationeel.

Daaruit is Team-Value ontstaan: een aanpak waarin samenwerking niet pas na de gunning begint, maar al tijdens het aanbestedingsproces wordt opgebouwd.

Team-Value: wat is het precies?

Team-Value is een relatief nieuwe manier van aanbesteden waarbij het gesprek tussen opdrachtgever en inschrijvers centraal staat. Geen formeel vragenuurtje of schriftelijke nota van inlichtingen, maar echte gesprekken. Open, verkennend, menselijk.

Het doel van Team-Value:

• Begrijpen wat de opdrachtgever écht belangrijk vindt
• Samen verkennen welke oplossingsrichtingen mogelijk zijn
• Zorgen dat alle partijen met dezelfde uitgangspunten aan de slag gaan

Kortom: het proces draait niet om het ‘verkopen van je oplossing’, maar om het ontwikkelen van gezamenlijk begrip. En dat begint met luisteren.

Waarom Team-Value beter werkt dan traditionele samenwerking

Projecten worden steeds complexer. Of het nu gaat om grote infrastructurele werken of digitale transformaties: één partij heeft zelden alle kennis in huis. Tegelijkertijd staat de publieke sector onder druk om transparant, verantwoord en doelmatig aan te besteden.

Team-Value is een wederom poging om deze twee werelden te verbinden. Aan de ene kant het verlangen naar samenwerking, aan de andere kant de noodzaak tot een eerlijk en objectief selectieproces. Zoals ook CROW stelt: “Aanbesteden zien als een manier om tot elkaar te komen.” Team-Value maakt het mogelijk om elkaar al in de aanbestedingsfase beter te begrijpen, op inhoud en aanpak, niet alleen op prijs.

In deze blog gaan we dieper in op hoe je communicatieproblemen in je projecten voorkomt.

Team-Value in de praktijk: voordelen én valkuilen

Bij goed gebruik biedt Team-Value veel voordelen:

• Betere afstemming van verwachtingen
• Minder faalkosten en vertragingen
• Meer draagvlak voor keuzes
• Ruimte voor innovatieve varianten die anders onder het bestek zouden vallen

Maar… het is geen wondermiddel. Er zijn ook uitdagingen:

• De grens tussen ‘verkennen’ en ‘voorkennis’ is dun
• Niet alle partijen durven open kaart te spelen zonder garanties
• Het vraagt een andere mindset en vaardigheden van zowel inkopers als aanbieders

Een praktijkvoorbeeld: tijdens een aanbesteding voor een tunnelproject wordt tijdens het Team-Value-gesprek duidelijk dat de opdrachtgever worstelt met omgevingshinder. Een inschrijver stelt een nachtplanning voor om hinder te beperken. Als dat wordt toegestaan, moet deze variant voor alle partijen openstaan. De aanbestedende dienst moet dus zorgvuldig vastleggen hoe deze input verwerkt wordt in het proces, zonder dat het tot partijdigheid leidt.

Een ander voorbeeld uit Zeist laat zien hoe een kleine variant (een bocht in een weg net iets anders aanleggen) een duurzamere oplossing mogelijk maakte. Normaal gesproken zou dat plan afvallen omdat het niet voldeed aan het bestek. Met Team-Value ontstond er wél ruimte voor zo’n oplossing.

De paradox van transparantie versus samenwerking

Team-Value raakt aan een fundamentele paradox in het aanbestedingsrecht: hoe voer je een open gesprek met een aanbestedende dienst die verplicht is alle inschrijvers exact gelijk te behandelen?

Transparantie en samenwerking lijken soms tegenover elkaar te staan. De oplossing zit in het proces:

• Zorg voor gelijke informatiepositie: alle inzichten die in gesprekken ontstaan, worden gedeeld met alle inschrijvers
• Leg afspraken goed vast en wees open over het proces
• Blijf het projectdoel centraal stellen, niet het individueel voordeel

Wat vraagt het van projectleiders?

Voor projectleiders – zowel aan opdrachtgevende als opdrachtnemende kant – vraagt Team-Value om ander gedrag:

• Kun je luisteren zonder direct te willen overtuigen?
• Ben je bereid om je kennis te delen, ook als dat je concurrent kan helpen?
• Heb je de vaardigheden om in korte tijd vertrouwen op te bouwen?

Team-Value draait om het voeren van het juiste gesprek, met de juiste intentie, op het juiste moment. Niet om de aanbesteding te winnen, maar om het project te laten slagen.

De visie van Van Hes Projectmanagement op Team-Value

Wij zien in Team-Value een positieve ontwikkeling: het open gesprek tussen opdrachtgever en markt, de nadruk op samenwerking en het feit dat een opdrachtgever durft te zeggen “we weten het nog niet helemaal”. Dat vraagt lef. En dat verdient waardering.

Wij zijn ook voorstander van het toelaten van varianten in een aanbesteding. Het benutten van marktkennis en innovatieve denkkracht kan leiden tot betere resultaten. Team-Value laat zien dat dit kán, mits zorgvuldig begeleid.

Tegelijkertijd zien we een valkuil: het introduceren van steeds weer nieuwe aanpakken, vaak met een eigen naam, eigen formats en werkwijzen. 

Bij een aantal grotere opdrachtgevers, bijvoorbeeld RijksWaterStaat is dit een herkenbaar patroon. Denk aan DOEN, 2-fasen contracten, en nu dus Team-Value.

Enerzijds begrijpelijk: er gaat veel mis in de uitvoering, en als je leert, wil je het anders doen. Maar anderzijds kost het de markt veel tijd, energie en geld om zich elke keer opnieuw deze nieuwe benaderingen eigen te maken. En dat geldt ook voor de interne teamleden van de opdrachtgever. 

Hierdoor raken goede elementen versnipperd over allerlei initiatieven en is het lastig voor betrokkenen om te begrijpen wat deze keer precies de bedoeling is.

Ons pleidooi? Bundel de goede onderdelen van bestaande werkwijzen. Werk aan stabiliteit en herkenbaarheid in plaats van aan nóg een nieuwe aanpak. Want als samenwerking echt centraal staat, hoeven we het niet telkens opnieuw te benoemen. Dan doen we het gewoon.

In deze blog gaan we dieper in op de 5 belangrijkste ingrediënten voor succesvol samenwerken in projecten.

Conclusie: bouwen met Team-Value begint bij vertrouwen

Team-Value laat zien dat aanbesteden meer is dan een technische procedure. Het is een proces waarin mensen samenwerken aan een gezamenlijk doel. Als we erin slagen om dat gesprek goed te voeren, met transparantie én vertrouwen, dan ligt daar de sleutel tot betere projecten.

Het vraagt lef, openheid en zorgvuldigheid. Maar het resultaat mag er zijn: minder miscommunicatie, minder faalkosten, en meer waarde voor alle betrokkenen.

En uiteindelijk… bouwen we samen. Niet alleen aan bruggen, maar ook aan beter opdrachtgeverschap.