Inleiding: de mens als succesfactor in projectmanagement

Of je nu een infrastructuurproject leidt, een IT-traject begeleidt of een innovatief pilotproject coördineert — één factor maakt altijd het verschil: samenwerking. Niet de methode, niet de toolset, niet het budget. Maar de manier waarop mensen met elkaar samenwerken.

Bij Van Hes Projectmanagement hebben we de afgelopen tien jaar meer dan 200 projecten begeleid. Van kleine verbeterprojecten van €100.000 tot omvangrijke opgaven van meer dan een miljard euro. En telkens weer blijkt: hoe mensen samenwerken, bepaalt of een project soepel loopt of vastloopt.

In dit blog behandelen we de vijf cruciale ingrediënten voor succesvolle samenwerking in projecten. Elk onderdeel is onderbouwd met praktijkervaring, concrete tips én inzichten uit een langdurige samenwerking tussen een gemeente en een aannemer die resulteerde in meer dan 90% scores van 10.

Vertrouwen: het fundament van iedere samenwerking

Vertrouwen is de basis van elke succesvolle samenwerking. De stille kracht die samenwerking mogelijk maakt. Zonder vertrouwen ontstaat snel ruis, achterdocht en defensief gedrag. Met vertrouwen ontstaat ruimte, synergie en vooruitgang.

Vertrouwen is essentieel omdat het psychologische veiligheid creëert. Teamleden durven open te zijn over hun fouten of twijfels, en nemen verantwoordelijkheid – niet alleen voor hun eigen rol, maar ook voor het gezamenlijke resultaat.

Het bouwen van vertrouwen begint bij betrouwbaarheid: doe wat je zegt, en zeg wat je doet. Wees transparant, deel niet alleen successen maar ook zorgen en knelpunten. En misschien wel het belangrijkste: normaliseer falen. Bespreek fouten zonder oordeel, met als doel ervan te leren en te verbeteren.

In onze begeleiding van projectteams maken we dit expliciet. Tijdens kick-offs stellen we vragen als: “Wat betekent vertrouwen voor jullie?” en “Hoe merk je dat je het hebt, of kwijt bent?” Dat maakt het tastbaar en bespreekbaar.

Heldere rolverdeling: voorkom ruis, dubbel werk en frustratie

Veel projectproblemen ontstaan niet door onwil, maar door onduidelijkheid. Als mensen niet weten wat er van hen verwacht wordt — of denken dat ze het zelf moeten uitzoeken — ontstaat er chaos.

Dit leidt vaak tot dubbel werk, omdat meerdere mensen hetzelfde oppakken, of juist tot gaten in de uitvoering omdat niemand zich verantwoordelijk voelt. Ook ontstaat er verwarring over wie welke besluiten mag nemen.

Heldere rolverdeling is cruciaal. Een eenvoudige manier om dit te verbeteren is het werken met rolkaarten of een RACI-model: wie is verantwoordelijk, wie beslist, wie voert uit? Daarnaast is het belangrijk om te checken of iedereen zijn rol begrijpt én aanvaardt. Vergeet ook niet het verschil tussen formele rollen en informele bijdragen. In elk team zijn er mensen die de sfeer bewaken, spanningen signaleren of de stille motor vormen. Ook dát verdient aandacht.

Bij Van Hes Projectmanagement maken we dit visueel inzichtelijk en stellen daarvoor vragen als: wie zit waarvoor “aan het stuur”? Dat maakt verantwoordelijkheden bespreekbaar zonder het persoonlijk te maken.

Samenwerkingsafspraken: maak het concreet én herhaalbaar

Veel teams starten met mooie afspraken. “We geven elkaar feedback.” “We nemen eigenaarschap.” Maar al snel vervagen die intenties. Drukte, deadlines en gewoontes nemen het over. Samenwerkingsafspraken mislukken vaak omdat ze te algemeen zijn, zoals “We communiceren open.” Ze worden niet geëvalueerd en leven niet echt binnen het team. Wat ontbreekt, is concreet gedrag, gezamenlijke reflectie en zichtbaarheid.

Wat wél werkt, zijn afspraken die duidelijk en uitvoerbaar zijn. Bijvoorbeeld: “We starten elke dag met een korte dagstart van tien minuten.” Plan regelmatig een moment om samen terug te kijken: wat gaat goed, waar schuurt het? En leg afspraken vast, zichtbaar en tastbaar, zodat ze een gedeelde richtlijn blijven — ook als het druk wordt.

In veel van onze projecten organiseren we per kwartaal een samenwerkingssessie. Reflectie, herijking en herbevestiging zorgen ervoor dat de afspraken blijven leven. Teamleden ervaren hierdoor meer grip, minder misverstanden en grotere verbondenheid. Tijdens samenwerkingssessies ook tijd besteden aan elkaar beter leren kennen, wie is de mens achter de rol en wat vindt hij/zij belangrijk draagt veel bij aan een betere samenwerking. Mensen werken namelijk met mensen en als mens gun je een ander wat.

Open communicatie: smeerolie voor samenwerking

In elk project gaan dingen mis. Wat bepaalt of dat problematisch wordt, is niet het probleem — maar de manier waarop het wordt besproken. Open communicatie zorgt dat issues klein blijven, ideeën gedeeld worden en fouten bespreekbaar zijn.

Als communicatie open is, worden problemen sneller gesignaleerd. Teamleden voelen zich gehoord en meer betrokken, en besluiten worden sneller én beter gedragen.

Open communicatie ontstaat niet vanzelf. Het vraagt om bewuste aandacht. Faciliteer actieve check-ins tijdens vergaderingen, stel expliciet de vraag: “Wat wordt hier níet gezegd, maar is wel voelbaar?” — de zogenaamde ‘roze olifant’. En misschien het belangrijkste: geef zelf het voorbeeld. Wees eerlijk over je twijfels, je fouten en je leerproces. Dat opent de deur voor anderen om hetzelfde te doen.

Tijdens de begeleiding van een gemeenteproject werkten we structureel met een feedbacksysteem. Iedere vier weken gaven teamleden elkaar een cijfer én onderbouwing op drie samenwerkingscriteria. Deze open feedback leidde tot diepere gesprekken én betere relaties.

Flexibiliteit: de wendbaarheid die elk project nodig heeft

Veranderingen zijn geen uitzondering in projecten — ze zijn de regel. De vraag is niet óf je plan verandert, maar hoe snel en soepel je team zich daaraan kan aanpassen.

Flexibiliteit draait om meer dan alleen meebewegen. Het betekent dat je vooruitdenkt, dat je veranderingen ziet aankomen en erop anticipeert. Dat je durft af te wijken van het oorspronkelijke plan zonder de regie kwijt te raken. En dat je weet wanneer je ruimte moet geven en wanneer structuur juist nodig is.

Flexibele teams zijn niet rommelig. Ze zijn juist wendbaar én gefocust. Ze denken vooruit, schakelen snel en blijven leren. Dat vraagt om een mindset van nieuwsgierigheid en vertrouwen in elkaar.

Praktijkcase: vijf jaar succesvolle samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer

Een van onze projecten waar we trots op en met veel plezier aan gewerkt hebben is een langdurige samenwerking tussen een aannemer en een gemeente, gestart in 2018. De samenwerking werd vanaf het begin doelgericht en eenvoudig ingericht, met een krachtige structuur als basis.

Elke drie weken vond een samenwerkingstoets plaats op drie heldere criteria, beoordeeld met een 10-5-1 score, inclusief onderbouwing. De resultaten werden besproken in bestaande projectoverleggen — geen extra vergaderdruk, wél continue verbetering.

De impact was groot. In totaal zijn er meer dan 80 toetsen uitgevoerd, waarvan meer dan 90% een score van 10 behaalde. Twintig projectleden zijn gecoacht, en vier grote projecten succesvol afgerond — ondanks wisselingen in het team, inflatie en externe druk.

De kracht zat in continu reflecteren, durven bijsturen én een cultuur van vertrouwen en openheid.

Medewerkers gaven aan zich meer gewaardeerd te voelen, feedback werd normaal en het projectresultaat overtrof de verwachtingen. Zelfs na afloop van de samenwerking was het fundament zo sterk, dat nieuwe trajecten direct met dezelfde principes zijn gestart.

De verbindende factor: menselijkheid in projectmanagement

Wat deze vijf ingrediënten met elkaar verbindt? De menselijke factor.

Vertrouwen bouw je met gedrag. Rollen vervul je als mens. Afspraken houd je levend door interactie. Communicatie komt van mensen. Flexibiliteit vraagt emotionele volwassenheid.

Daarom is onze visie dat de échte hefboom voor succesvolle projecten ligt in de manier waarop mensen met elkaar omgaan. Niet door nog een extra tool, maar door bewuster samen te werken.

Conclusie: zo zorg je voor duurzame samenwerking in projecten

Samenwerken is geen vanzelfsprekendheid. Het is een vaardigheid. En die kun je ontwikkelen. De vijf ingrediënten die we hier beschreven — vertrouwen, duidelijke rollen, werkbare afspraken, open communicatie en flexibiliteit — vormen samen een robuust fundament voor elk project.

Wat kun je morgen al doen?

Check of de rolverdeling écht helder is

Vraag je team hoe veilig het voelt om fouten toe te geven

Plan een samenwerkingsreflectie in de komende twee weken

Stel de vraag: wat moeten we vaker bespreken, maar doen we niet?

Door kleine acties te nemen, bouw je aan een team dat niet alleen samenwerkt, maar ook samengroeit.

Wil jij betere samenwerking in jouw projecten?

Wil je leren hoe je deze ingrediënten concreet toepast?

Bij Van Hes Projectmanagement begeleiden we projectleiders met lef en ambitie die hun team naar een hoger niveau willen tillen.

Boek een gratis spargesprek of meld je aan voor onze Projectleidersacademie.

Samen bouwen we aan betere samenwerking — en betere resultaten.