2025 zit erop. En wat een jaar het was.

Een jaar vol contrasten. Van het zweet op je rug tijdens een jungletocht in Belize, tot de frisse ochtendmist in Nieuw-Zeeland. Van totale vrijheid tot het weer landen in de Hollandse klei. Van genieten met z’n zessen tot stilstaan bij de veranderende rollen binnen onze families.

We maakten als gezin een droomreis rond de wereld. 200 dagen. 11 landen. 1 rugzak per persoon. En een eindeloze stroom aan indrukken. Wat begon als een avontuur met onze vier (jong)volwassen kinderen, werd veel meer dan dat. Het werd een masterclass in leiderschap. En in leven.

Want of je nu met een camper door Nieuw Zeeland trekt, met een bootje tussen onbewoonde eilanden in de Filipijnen en Raja Ampat hopt, of een complex project probeert te redden dat gisteren af moest zijn: de principes blijven in de kern hetzelfde.

In dit artikel nemen we je mee in de diepste lessen die wij leerden aan de andere kant van de wereld. Over waarom uitzoomen je enige redding is als het spannend wordt, hoe je omgaat met ‘beren op de weg’ (en waarom die meestal in je hoofd zitten), en waarom je nooit moet wachten tot je pensioen om je dromen, of je projectdoelen, waar te maken.

1. De kunst van het uitzoomen (waarom inzoomen fataal is)

Er was een moment tijdens onze reis, ergens dobberend op een bootje in de Filipijnen, ver weg van alles. We waren op expeditie tussen Coron en El Nido. Drie dagen lang geen internet. Geen elektriciteit. Geen stromend water. Alleen wij, de zee, de kliffen en elkaar.

In onze dagelijkse praktijk als projectleiders zijn we gewend om ‘aan’ te staan. We duiken op problemen. Als er iets misgaat in de planning of techniek, is de natuurlijke neiging van veel mensen, zeker de technisch georiënteerde professionals, om in te zoomen. De details in. De spreadsheets in. Micromanagen. “Als ik maar hard genoeg naar dit detail kijk en aan dit schroefje draai, los ik het op.”

Maar op dat water, zonder afleiding, voelden we pas echt wat de kracht is van afstand nemen.

Overzicht brengt de rust

In projecten zien we het keer op keer fout gaan: teamleden die verzuipen in de inhoud. Ze sleutelen aan de moertjes terwijl de hele machine de verkeerde kant op rijdt. Ze zijn druk, maar niet effectief.

Wat die dagen zonder wifi ons bevestigden, is dat je pas ziet wat er écht gebeurt als je stopt met rennen. Als projectleider is het jouw taak om niet mee te gaan in de waan van de techniek. Jij moet degene zijn die uitzoomt.

• Inzoomen geeft je data en details, maar onder druk leidt het bijna altijd tot tunnelvisie.
• Uitzoomen geeft je overzicht en inzicht.

Pas als je uitzoomt, zie je aan welke knoppen je écht moet draaien. Je ziet de samenhang tussen de stakeholders, het budget en de deadline. Die helikopterview is geen luxe; het is de essentie van je rol. Net zoals wij op die boot in de Filipijnen pas echt zagen hoe mooi de wereld is toen we stopten met scrollen, zie jij pas hoe je project ervoor staat als je stopt met brandjes blussen.

2. De illusie van controle (en de realiteit van flexibiliteit)

Laten we eerlijk zijn: wij zijn planners. Het zit in ons bloed en in ons vak. Het plan voor de reis klonk dan ook perfect. We zouden reizen met het gezin, de Projectleiders Academie verder uitbouwen, calls doen vanuit de bergen en genieten van ultieme vrijheid. Laptop lifestyle, toch?

De praktijk was… anders. Wifi die niet werkte. Tijdsverschillen die zorgden voor nachtelijke chaos in de agenda. Kinderen zonder ritme die onrustig werden. En werk dat stiekem toch meer tijd kostte dan gedacht.

Het resultaat? Stress. Frustratie. Precies datgene waarvoor we niet op reis waren gegaan.

Als het plan niet werkt, pas je het plan aan

Hier zat een cruciale leiderschapsles. Veel projectleiders klemmen zich vast aan het oorspronkelijke plan (de baseline). Als de werkelijkheid afwijkt, proberen ze de werkelijkheid te dwingen om weer in het plan te passen. Dat werkt niet. Niet in een project en niet in een camper in Nieuw Zeeland.

Toen alles stroever liep dan verwacht, deden we wat we ook in onze trainingen leren: we herijkten de doelen. Wat is nu écht belangrijk? Is dat die ene Zoom-call, of is dat samen zijn met de kinderen nu ze er nog bij zijn? We besloten het werk drastisch los te laten. Terug naar de basis. Rust in de tent.

Het paradoxale? Zodra we de controle loslieten en accepteerden dat het niet ging zoals in ons hoofd, ontstond er ruimte. De energie kwam terug. En ironisch genoeg begon de Academie juist toen op volle toeren te draaien, omdat wij de ruimte hadden om strategisch na te denken in plaats van operationeel te stressen.

De les voor jou: Projectmanagement is niet het krampachtig vasthouden aan een planning. Het is het vermogen om te navigeren als de omstandigheden veranderen. Wendbaarheid wint altijd van starheid.

3. Teamdynamiek: Storming in de Camper

Een wereldreis maken met vier volwassen kinderen klinkt idyllisch. En dat is het ook. Maar zet zes mensen met een eigen wil, eigen ritme en eigen behoeftes 24/7 bij elkaar in een kleine ruimte, en je hebt een snelkookpan.

Thuis heeft iedereen zijn eigen kamer, sportclub en vrienden. Onderweg ben je op elkaar aangewezen. We zagen fases voorbijkomen die je in elk projectteam ook ziet. In het begin is alles leuk en nieuw (Forming). Maar dan komt de vermoeidheid. De wifi doet het niet. Iemand heeft honger. De één wil hiken, de ander wil chillen. Er ontstaat wrijving (Storming).

Conflicten zijn noodzakelijk voor verbinding

Veel projectleiders zijn bang voor die ‘Storming’-fase. Ze willen de harmonie bewaren en poetsen conflicten weg. Tijdens onze reis leerden we opnieuw: je moet door die wrijving heen. Doordat we op elkaars lip zaten, konden we niet weglopen voor irritaties. We moesten het uitspreken.

Juist door die momenten van wrijving ontstond er een diepere laag van verbinding (Norming & Performing). We leerden elkaars handleiding nog beter kennen. We accepteerden dat het niet altijd ‘gezellig’ hoeft te zijn om wel goed samen te werken.

In jouw projecten is dat precies zo. Een team dat nooit botst, is vaak een team dat niet eerlijk is naar elkaar. Durf de spanning toe te laten. Daarachter ligt het echte resultaat.

4. Beren op de weg: Denken in mogelijkheden (niet in budgetten)

Toen we vertelden dat we zeven maanden weggingen, stroomde onze inbox vol. Niet alleen met felicitaties, maar vooral met praktische bezwaren. “Hoe doe je dat met de leerplicht?” “Hoe betaal je dat in vredesnaam? Verblijf is toch mega duur?”

Het zijn de klassieke ‘beren op de weg’. In organisaties horen we ze ook dagelijks: “We hebben geen budget voor die innovatie.” “De stakeholders gaan hier nooit mee akkoord.” “De regels laten dit niet toe.”

Huizenruil als metafoor voor creatief projectmanagement

Natuurlijk kost een wereldreis geld. Het is een hap uit je spaarpot. Maar de grootste kostenpost, accommodatie, hebben we tot bijna nul gereduceerd. Hoe? Door creatief te denken. We deden aan huizenruil. Terwijl wij met kerst in Australië in een prachtig huis zaten, zat er een gezin in ons huis in Nederland. Gratis.

Dit vereist wel een andere mindset. Je moet durven delen. Je moet vertrouwen hebben dat vreemden goed voor jouw spullen zorgen. Je moet je ‘bezit’ loslaten. Maar het leverde ons de mooiste, meest unieke plekken op die met geld niet te betalen waren.

Hetzelfde geldt voor de leerplicht. Ja, er zijn regels. Maar er zijn ook mogelijkheden als je bereid bent om uit te zoeken, in gesprek te gaan en eigenaarschap te tonen. In projectmanagement wint creativiteit het bijna altijd van budget. Als jij roept “het kan niet want er is geen geld”, ben je gestopt met denken. Als je vraagt “hoe kan het wél met de middelen die we hebben?”, begin je met leiden.

5. Essentialisme: Leven uit één rugzak

We reisden 200 dagen met één rugzak per persoon. Voor vertrek leek dat onmogelijk. “Hoe neem ik alles mee wat ik nodig heb?” Na een week wisten we: zelfs in die ene rugzak zit nog te veel.

In Nederland, en in veel organisaties, zijn we kampioen in het verzamelen van ballast. We bouwen procedures op procedures. We vergaderen omdat het in de agenda staat. We maken rapportages die niemand leest. We vullen onze huizen met spullen en onze projecten met ruis.

Reizen dwingt je tot essentialisme. Je draagt letterlijk de last van je keuzes op je rug. Elke kilo extra is zweet. In je projecten is dat niet anders. Elke extra feature, elke extra vergadering, elke extra stakeholder die je ‘voor de zekerheid’ in de cc zet, is ballast. Het vertraagt je.

Vraag jezelf eens af:

• Wat is de absolute kern van dit project?
• Wat kunnen we thuislaten?
• Welke regels en processen dienen ons niet meer?

We hebben geleerd dat geluk en succes niet zitten in meer, maar in beter. In eenvoud.

6. Oefening: 3 Stappen om morgen direct uit te zoomen

We hebben het nu veel gehad over ‘uitzoomen’. Maar hoe doe je dat concreet als je morgen weer in die hectische vergadering zit? Hier is een simpele methodiek die wij toepassen en die je direct kunt gebruiken:

1. Stap 1: Creëer fysieke afstand. Merk je dat je vastloopt in de details? Blijf niet achter je scherm zitten. Sta op. Loop de kamer uit. Ga wandelen. Je brein heeft een andere omgeving nodig om uit de tunnelvisie te komen.
2. Stap 2: Stel de ‘Waarom’-vraag. Kijk naar het probleem dat voor je ligt en vraag niet “Hoe los ik dit op?”, maar “Waarom is dit een probleem?”. En daarna: “Draagt het oplossen hiervan bij aan het hoofddoel van het project?”. Vaak ben je een probleem aan het oplossen dat helemaal geen prioriteit heeft.
3. Stap 3: Bekijk het speelveld. Teken het uit. Wie zijn de spelers? Wat zijn de belangen? In plaats van naar de bal te kijken, kijk je naar de opstelling van de spelers op het veld. Daar ligt vaak de oplossing, niet in de techniek.

7. De realiteit van tijd: De les van ouder wordende ouders

Tussen de adembenemende avonturen door was er ook een andere realiteit. We zagen vanaf een afstand, misschien wel scherper dan toen we dichtbij waren, hoe onze ouders ouder worden. Minder fit. Kwetsbaarder.

Soms was dat moeilijk om te zien via een beeldscherm. Je wilt er zijn, even een arm om iemand heen slaan. Maar tegelijkertijd was het een keiharde reality check.

De toekomst is geen gegeven. Wij Nederlanders zijn meesters in het “later”. “Als ik met pensioen ben, ga ik die reis maken.” “Als dit project af is, ga ik dat moeilijke gesprek aan.” “Als de reorganisatie voorbij is, gaan we investeren in het team.”

Mensen vroegen ons voor vertrek vaak meewarig: “Zonde van je spaargeld, wat dacht je van je pensioen?” Ons antwoord is nu nog stelliger dan toen: Wie zegt dat je dat pensioen haalt? En als je het haalt, ben je dan nog fit genoeg om die berg te beklimmen?

Geld dat in een pensioenpot had kunnen verdwijnen, hebben we bewust geïnvesteerd in herinneringen. Die pakt niemand ons meer af.

Urgentie in leiderschap

Deze les geldt net zo hard op de werkvloer. Stel niet uit wat belangrijk is. Heb je een visie voor je afdeling? Begin vandaag. Loopt een project stroef en moet je ingrijpen? Doe het nu. Wil je meer tijd voor je ontwikkeling? Blok je agenda.

Wachten op het “perfecte moment” is de veiligste manier om nooit te beginnen. Het leven, en je project, vindt nu plaats. Niet in een Gantt-chart van 2027.

8. Thuiskomen is ook een project

En toen stonden we ineens weer in onze eigen keuken. Buiten was het grijs. De agenda stroomde vol. Iedereen om ons heen ging door met zijn leven alsof er niets gebeurd was. We voelden ons bij tijden ontheemd. Eenzaam zelfs. “Is dit het nu?”

De overgang van totale vrijheid naar de Nederlandse ratrace is heftig. Je verwacht dat je vol energie terugkomt, maar de realiteit is vaak dat je moet afkicken. Het “gewone leven” voelde even als een keurslijf.

Maar ook hierin zit een les over borging en implementatie. Hoe vaak ronden we een project af, om vervolgens direct door te hollen naar het volgende, zonder de lessen te borgen? Zonder te genieten van het resultaat?

We hebben geleerd dat we de vrijheid van de reis niet hoeven te zoeken in kilometers, maar in onze mindset. Vrijheid is een keuze.

• Het is kiezen om niet overal op te reageren.
• Het is tijd blokken om uit te zoomen, ook op een drukke dinsdagochtend.
• Het is de verbinding met elkaar blijven zoeken, gewoon aan de keukentafel.

We hebben onze ervaringen omgezet in actie. We wachten niet langer met zakelijke ideeën. De Projectleiders Academie is aangescherpt, directer, persoonlijker. Omdat we weten waarvoor we het doen.

Wat neem jij mee?

Onze wereldreis heeft ons veranderd. Niet omdat we zoveel landen hebben afgevinkt, maar omdat we gedwongen werden om naar onszelf, elkaar en ons werk te kijken zonder de ruis van alledag.

We gunnen jou als lezer, of je nu net begint als projectleider of al jaren directeur bent, diezelfde helderheid. Zonder dat je daarvoor 200 dagen je huis hoeft te verhuren (al raden we het je zeker aan!).

De kern is:

1. Durf uit te zoomen. Als je vastloopt, ga niet harder werken, maar neem afstand. Daar ligt het inzicht.
2. Omarm het onverwachte. Een plan is slechts een intentie; wendbaarheid is je kracht.
3. Wacht niet. Niet met die droomreis, maar ook niet met die ene zakelijke stap die je al maanden uitstelt.

Laten we in 2026 niet wachten tot de omstandigheden perfect zijn. Laten we ze zelf creëren.

Wat ga jij dit jaar niet langer uitstellen?

Hartelijke groet,

Jan & Susan 

Projectleiders Academie 

Voor projectleiders die meer willen bereiken met minder stress (en meer vrijheid)