de ultieme gids voor grenzen stellen

Het is vrijdagmiddag 15:30 uur. Je telefoon gaat. Het is de opdrachtgever. Of dat ene onderdeel toch niet “even snel” naar voren gehaald kan worden in de planning. Je voelt de knoop in je maag. Je weet dat je team al op hun tandvlees loopt. Je weet dat de risico’s toenemen. Alles in je schreeuwt: “Niet doen!”

Toch hoor je jezelf zeggen: “Ik ga kijken wat ik kan doen, ik regel het wel.”

Herkenbaar? Je bent niet de enige. Voor veel projectleiders is ‘nee’ zeggen het moeilijkste onderdeel van hun vak. We zijn opgeleid om oplossingen te leveren. Niet om obstakels op te werpen. Maar laten we eerlijk zijn. Die constante ‘ja’ is geen teken van daadkracht. Het is vaak de snelweg naar stress, budgetoverschrijding en een team dat afbrandt.

In dit artikel duiken we diep in de kunst van het ‘nee’ zeggen. Niet om dwars te liggen. Juist om je project te redden. We kijken naar de psychologie erachter. Naar de dodelijke gevolgen van het pleasen. En we geven je concrete scripts die je morgen in de bouwkeet of board room kunt gebruiken.

Het doel? Dat jij weer projecten leidt met rust, regie en resultaat.

De projectleiders-paradox

Waarom is dat woordje van drie letters zo verdomd lastig uit te spreken?

De meeste projectleiders in de techniek, bouw, infra of IT zijn van nature probleemoplossers. Je haalt voldoening uit het fixen van dingen. Als er brand is, blus jij hem. Dat is je kracht. Maar tegelijkertijd je grootste valkuil.

Daarnaast speelt er een dieper, menselijk aspect. We zijn sociale dieren. We zijn bang dat als we ‘nee’ zeggen tegen een stakeholder:

De relatie beschadigd raakt.

We als ‘incompetent’ of ‘star’ worden gezien.

De opdrachtgever naar een ander stapt.

Deze angst zorgt ervoor dat we massaal in de ja-valkuil trappen. We denken dat we service verlenen door flexibel te zijn. Maar in de projectwereld is ongebreidelde flexibiliteit vaak funest voor de kwaliteit.

De harde waarheid

Een projectleider die overal ‘ja’ op zegt, is geen leider. Dat is een doorgeefluik. Als jij geen grenzen stelt, wordt jouw agenda bepaald door de waan van de dag van anderen. Ook de agenda van je team lijdt daaronder. Het gevolg? Je bent constant achter de feiten aan aan het lopen. Je werkt reactief in plaats van proactief.

De prijs van de goedbedoelde ‘ja’

Laten we eens kijken wat er écht gebeurt als je toegeeft aan die extra wens zonder de consequenties te managen. Dit noemen we in vakjargon scope creep. In de praktijk voelt het als langzaam verdrinken.

1. Je verliest je geloofwaardigheid Het klinkt tegenstrijdig. Maar van ‘ja-knikkers’ worden opdrachtgevers zenuwachtig. Als jij op elk verzoek direct ‘ja’ zegt, gaat de klant onbewust twijfelen: “Heeft hij wel overzicht? Kan dat eigenlijk wel zo makkelijk?” Wanneer je vervolgens de (onrealistische) deadline niet haalt, is de teleurstelling dubbel zo groot. Je hebt een verwachting geschapen die je niet kon waarmaken.

2. Je team betaalt de rekening Jij zegt ‘ja’ in de vergadering. Maar je team moet het uitvoeren in de avonduren of het weekend. Een goede projectleider is een schild voor zijn team. Als dat schild poreus is, ontstaat er onrust en frustratie op de werkvloer.

3. De kwaliteit holt achteruit “Snel, goedkoop, goed.” Je kent de driehoek. Je kunt er maar twee kiezen. Als er meer werk bij komt in dezelfde tijd, gaat de kwaliteit omlaag. Punt. Door geen ‘nee’ te zeggen, accepteer je impliciet dat er prutswerk geleverd gaat worden.

Inzicht: nee zeggen tegen een onredelijk verzoek, is ja zeggen tegen de kwaliteit van je project.

Van inhoud naar proces: de knop omzetten

Veel projectleiders zijn technisch ijzersterk. Ze gaan de discussie aan op de inhoud. Opdrachtgever:“Kan dat muurtje niet daar?” Jij: “Nee, want daar loopt een leiding en de constructieberekening zegt…”

Je probeert te overtuigen met feiten. Vaak werkt dat. Maar bij dominante stakeholders of politieke spelletjes verlies je het op inhoud.

De stap naar senior projectleiderschap zit in het schakelen van inhoud naar proces en relatie. Het gaat niet om waaromiets technisch niet kan. Het gaat om de consequenties van de keuze.

Je moet leren om hard op de inhoud te zijn, maar zacht op de relatie. Je wijst de persoon niet af. Je begrenst het verzoek.

Concrete technieken om nee te zeggen

Genoeg theorie. Hoe doe je dit als je tegenover een bulderende aannemer of een dwingende manager zit? Hier zijn vier strategieën die werken in de praktijk.

De “ja, mits”-methode

Dit is de krachtigste tool in je gereedschapskist. Het woordje ‘nee’ roept weerstand op. Het woordje ‘ja’ opent deuren. Bij de ja, mits beweeg je mee. Maar je legt de rekening direct op tafel.

• Fout: “Nee, dat halen we niet voor 1 april.” (Weerstand: “Jullie zijn ook altijd traag!”)
• Goed: “Ik snap dat 1 april belangrijk voor je is. We kunnen die datum halen. Mits we nu beslissen om functionaliteit B te schrappen of extra budget vrijmaken voor een externe ploeg. Wat heeft je voorkeur?”

Zie je wat hier gebeurt? Je zegt geen nee. Je geeft de ander een keuze. Jij bent de adviseur. Zij zijn de beslisser. Als zij kiezen voor “alles houden zoals het is”, dan is de consequentie (vertraging) ook hún keuze.

De parkeerplaats (koop tijd)

Vaak worden we overvallen. In de hitte van het moment zeggen we ‘ja’ om van het gezeur af te zijn. Leer jezelf aan om nooit direct toe te zeggen op grote wijzigingen.

• Script: “Interessant idee. Ik kan nu niet overzien wat de impact hiervan is op de planning en het budget. Ik duik erin. Morgen kom ik er bij je op terug met een impactanalyse.”

Hiermee haal je de emotie uit het gesprek. Je kunt in alle rust (uitgezoomd!) kijken wat de gevolgen zijn. Daarna kom je met een onderbouwd verhaal.

De ‘nee’ tegen de taak, ‘ja’ tegen de persoon

Soms vraagt iemand iets wat gewoon echt niet kan of mag. Zorg dan dat je de verbinding houdt.

• Script: “Ik zou je hier heel graag mee willen helpen, Jan. Ik zie dat je omhoog zit. Maar gezien de veiligheidseisen kan ik hier geen uitzondering op maken. Ik wil niet dat we straks gedoe krijgen met inspectie. Zullen we samen kijken hoe we het binnen de regels kunnen oplossen?”

Je gaat naast de persoon staan. In plaats van er tegenover.

De grammofoonplaat

Heb je te maken met een ‘pusher’? Iemand die geen nee accepteert?

• “Ah toe nou, het is maar 5 minuten werk.”
• “Voor deze ene keer…”

Gebruik de techniek van de kapotte grammofoonplaat. Blijf je standpunt herhalen. Vriendelijk maar beslist. Met bijna dezelfde woorden. Ga niet in discussie. Geef geen nieuwe argumenten (die worden alleen maar onderuit gehaald).

• “Ik begrijp dat je het snel wilt, maar de procedure is X.”
• “Ja, dat is vervelend, maar de procedure blijft X.”
• “Ik hoor wat je zegt, en toch gaan we X doen.”

Uiteindelijk stopt de weerstand.

Omgaan met het ongemak

Laten we eerlijk zijn. De eerste keren dat je dit doet, gieren de zenuwen door je keel. Je bent bang voor ruzie.

Maar bedenk dit: conflict is geen falen. conflict is noodzakelijk onderhoud. Zonder wrijving geen glans. Een projectleider die nooit “ruzie” (of laten we het “stevige gesprekken” noemen) heeft, is waarschijnlijk dingen onder het tapijt aan het vegen.

Wat we zien bij deelnemers van onze Projectleiders Academie, is dat ze na een paar keer oefenen merken dat de gevreesde catastrofe uitblijft. Sterker nog: ze krijgen complimenten. “Fijn dat je zo duidelijk bent.” “Goed dat je me even waarschuwde voor de kosten.”

Je dwingt respect af door te staan voor je vak.

Dit leer je niet uit een boekje

Je kunt dit artikel tien keer lezen. Maar het toepassen als de druk hoog is, is een tweede. Kennis is nog geen gedrag. Veel projectleiders blijven hangen in patronen. “Ik kan dit wel, maar het kost me zoveel energie”.

Echt eigenaarschap en leiderschap ontwikkel je door te doen. Door te spiegelen. Door genadeloos eerlijk naar je eigen gedrag te kijken. Ben jij een pleaser? Ben jij een vechter? Ben jij een vermijder?

Zolang je niet weet waarom je zo moeilijk nee zegt (je overtuigingen), ga je je gedrag niet structureel veranderen.

Tijd voor het echte werk?

Bij Van Hes Projectmanagement geloven we niet in standaard cursussen in muffe zaaltjes met systeemplafonds. We geloven in leren in de praktijk.

In de Projectleiders Academie (PLA) gaan we 4 maanden lang aan de slag met jouw leiderschap.

• We pellen je patronen af.
• We oefenen met jouw eigen casussen. Geen rollenspellen over fictieve situaties.
• We zorgen dat je leert begrenzen zonder de relatie te beschadigen.

Zodat je niet meer alleen aan het brandjes blussen bent. Je komt weer toe aan waar je goed in bent: bouwen, creëren en leiden.

Wil jij dit jaar stoppen met ‘ja-knikken’ en starten met leiden? Op 3 maart starten we met een nieuwe groep. Bekijk hier het programma van de Projectleiders Academie en claim je plek.

Zoek je iets dat puur gericht is op gesprekstechnieken? Kijk dan eens naar onze specifieke communicatietraining die eind maart start.

Onthoud: een ‘nee’ tegen de ander, is een ‘ja’ tegen jezelf.

Succes! Jan & Susan