De hele dag ben je brandjes aan het blussen en kom je nergens echt aan toe.
Het afgelopen jaar hebben wij een onderzoek onder projectleiders uitgevoerd. Een van de uitkomsten is dat veel projectleiders de hele dag druk zijn met van alles en nog wat en daardoor niet toekomen aan het vooruit plannen van hun werk en dat uitvoeren. Het gevolg hiervan is dat projectleiders veel stress ervaren, minder goede resultaten behalen en ook steeds minder plezier in hun werk hebben.
Hoe komt het dat je de hele dag brandjes aan het blussen bent en wat kun je doen om dit te voorkomen?
Lees hieronder het verhaal van Hans, een projectleider met meer dan tien jaar ervaring in infrastructurele projecten. Toen we hem spraken was zijn antwoord op de vraag hoe het met hem en zijn project ging: “Ik loop de hele dag brandjes te blussen”.
Zijn project liep uit, stakeholders werden ongeduldig, en zijn inbox stroomde over met vragen. Ondanks zijn lange dagen en harde werken had hij het gevoel dat hij achter de feiten aan bleef rennen.
Hans begon ooit met enthousiasme aan zijn rol als projectleider. Hij dacht: als ik hard genoeg werk en alle ballen in de lucht houd, dan komt het goed. Maar in de praktijk bleek het anders. Deadlines verschoven keer op keer, scope-creep sloop erin en stakeholders kwamen steeds met nieuwe verwachtingen.
Hans stond constant in de overlevingsmodus.
- Zijn dagen bestonden uit vele en lange vergaderingen en brandjes blussen.
- Zijn teamleden keken steeds naar hem voor antwoorden, waardoor hij voor steeds meer zaken verantwoordelijk werd.
- Hij had geen tijd voor strategische keuzes en zat vast in de waan van de dag.
- De werkdruk voelde hoog en hij voelde steeds minder waardering voor zijn harde werken.
En misschien wel het pijnlijkste: hoe harder hij werkte, hoe minder grip hij leek te krijgen op zijn project.
Hans staat niet op zichzelf is onze ervaring. Veel projectleiders ervaren hoge werkdruk, gebrek aan controle en frustraties binnen hun project. Ze starten een project vol energie, maar verliezen gaandeweg grip door onduidelijke verwachtingen, onvoorziene obstakels en stakeholders die steeds iets nieuws willen.
In dit blog vatten we de belangrijkste drie valkuilen voor projectleiders samen en geven we je per oorzaak een aantal concrete handvaten en tips om deze valkuilen te voorkomen. Om zo een werkwijze te ontwikkelen waarin je wel resultaat boekt, terwijl je ontspannen en met veel plezier aan het werk bent.
Hoe voorkom je scope-creep?
“Kun je dit er nog even bij doen?”
“Oh, maar dit hoort er toch ook bij?”
Hans kreeg geregeld dit soort vragen. Zijn opdrachtgever begon met een heldere vraag, maar gaandeweg kwamen er steeds meer wensen bij. Eerst een kleine extra functionaliteit, toen een aanvullende rapportage, en voor hij het wist, was het project iets heel anders geworden dan waar hij oorspronkelijk mee akkoord was gegaan.
Het gevolg? Veel onduidelijkheden, meer werk, meer stress, gefrustreerde teamleden en een ontevreden klant omdat doelen blijven verschuiven.
Hoe los je het probleem van scope-creep het beste op?
Het allerbelangrijkst is om vanaf het begin duidelijk te zijn en de tijd te nemen om je project goed voor te bereiden voordat je van start gaat.
Een aantal praktische tips hoe je hier invulling aan geeft:
1. Maak samen met je team een scherpe scope-definitie. Deel deze met je opdrachtgever, vraag je opdrachtgever actief om een reactie, verwerk de reactie en leg vervolgens de scope definitie vast op papier. Dit is je basis document scope definitie.
2. Werk met een duidelijk en gecommitteerd afwijkingen proces. Faciliteer dat afwijkingen zo snel mogelijk gemeld worden. Maak van mogelijke wijzigingen een impactanalyse voordat hierover een besluit wordt genomen.
3. Durf ‘nee’ te zeggen. Of stel de wedervraag: Als we dit wel doen, wat laten we dan vallen? Realiseer je dat extra scope impact heeft op het budget, de planning en/ of kwaliteit. Stel samen met je opdrachtgever vast welke knoppen ‘heilig’ zijn en aan welke knoppen je wel kunt draaien.
Kort samengevat: duidelijkheid bij de start van een project voorkomt problemen in de uitvoering.
Hans zijn transformatie:
Door bovenstaande aanpak toe te passen, zag Hans al snel dat zijn projecten overzichtelijker werden. Hij stopte met eindeloos werk erbij accepteren en leerde hoe hij de opdrachtgever kon meenemen in afwegingen. Hierdoor was er veel minder frustratie – zowel bij hemzelf als bij zijn team en daarbij ook nog eens een tevreden opdrachtgever.
Wat is de beste manier van stakeholder management?
Na opdrachtverstrekking maakte Hans een projectplan. Maar toen hij dit plan presenteerde aan zijn opdrachtgevers en stakeholders keken een aantal hem fronsend aan. “Dit is niet wat we hadden afgesproken.”
Hans voelde de irritatie opborrelen. Hij had wél degelijk geluisterd en gecommuniceerd. Maar wat bleek? Zijn stakeholders hadden allemaal hun eigen, soms ook onuitgesproken beeld van wat het project moest opleveren – en die beelden lagen niet op één lijn.
Veel projectleiders denken dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft als degene die ze uitspreekt. De realiteit is anders. Vaak blijkt dat verschillende stakeholders verschillende belangen, onuitgesproken wensen en soms zelfs tegenstrijdige doelen hebben.
De sleutel om het probleem op te lossen is effectief stakeholder management.
Hoe voer je effectief stakeholder management uit?
1. Maak een stakeholderanalyse. Welke stakeholders zijn er, wat zijn hun belangen, hoe belangrijk zijn ze en wat willen ze echt? Leg je antwoorden visueel vast in een overzichtelijk plaatje.
2. Communiceer proactief en structureel. Communiceer het gemaakte plaatje bij de start van je project en vraag actief commitment van betrokkenen. Belangrijk hierbij is dat stakeholders de ruimte krijgen om hun feedback te geven. Deze neem je gemotiveerd wel of niet mee en ook dat communiceer je. Op deze manier krijg je draagvlak en commitment. Plan vervolgens regelmatige afstemmingsmomenten, bijvoorbeeld eens per kwartaal. Bij belangrijke wijzingen tussendoor stuur je stakeholders een update voordat er vragen komen.
3. Zorg voor gedragen besluitvorming. Zoals al in stap 2 al aangegeven is het voor het draagvlak belangrijk om de verschillende stakeholders te betrekken en mee te nemen in de keuzes. Hou hierbij zelf wel duidelijk de regie, want anders wordt het alsnog onduidelijk voor iedereen en dus een chaos.
Hans zijn transformatie:
Doordat Hans leerde om stakeholders vroegtijdig te betrekken zodat er helderheid en draagvlak ontstond. Dit voorkwam verrassingen en resulteerde in minder weerstand en miscommunicatie. Hierdoor ontstond meer ontspanning bij Hans en zijn teamleden.
Hoe voorkom je dat je altijd aanstaat?
Hans had het gevoel dat hij 12 uur per dag werkte, maar niets écht af kreeg. Zijn agenda zat vol meetings, zijn inbox bleef ontploffen en het leek alsof hij nergens tijd had om even adem te halen.
Wat kun je doen om meer focus te krijgen?
Dit bereik je door je werk slimmer in te richten, niet door harder te werken.
Hieronder staan een aantal praktische tips om hier invulling aan te geven.
1. Bepaal dagelijks 3 topprioriteiten. Een belangrijke vraag hierbij is: ‘Welke taken leveren het meeste op en wat kun jij zelf veel beter dan je teamleden?’ Voer die drie taken uit en delegeer je andere taken of laat ze los. Hierdoor focus je je op wat echt impact maakt.
2. Creëer blokken van diepe werkfocus. Zoek hiervoor een rustig plekje en zet je telefoon uit. Kies bij voorkeur een vast moment per dag en laat anderen weten dat je dan niet gestoord wilt worden. Kies bij voorkeur ook een vast tijdsblok, bijvoorbeeld een uur wat goed voor jou werkt,
3. Plan reflectiemomenten in. Neem wekelijks 30 minuten om te evalueren. Dit kun je doen aan de hand van een aantal vragen die je jezelf elke week stelt en die een relatie hebben met de verbeteringen die jij wilt door voeren. Dit kun je alleen doen, samen zitten met een buddy kan nog krachtiger zijn en voorkomt het risico dat je het deze week ‘even’ overslaat.
Hans’ transformatie:
Hans begon zijn dagen met focus. Hij blokte tijd voor echt werk, hield zijn meetings kort en leerde delegeren. Zijn stressniveau daalde, zijn werkplezier steeg – en hij leverde betere resultaten.
Hoe krijg je controle over je project?
Hans had gewild dat hij deze inzichten eerder had gehad. En met Hans vele andere projectleiders. Dat snappen wij heel goed. Wij weten als geen ander hoe het voelt om achter de feiten aan te lopen, brandjes te blussen en constant in overlevingsmodus te staan. Nadat wij zelf meer dan 15 jaar projectleider geweest, hebben we ons de afgelopen twaalf jaar toegelegd op het coachen en trainen van andere projectleiders en projectteams. Doordat we inmiddels meer dan 200 projecten hebben begeleid en meer dan 3000 professionals hebben getraind weten we wat de meest gemaakte fouten zijn. Want die zijn namelijk opvallend vaak hetzelfde. Net als de tips en tricks om deze fouten te voorkomen. Het gaat om het toepassen.
E-book 10 meest gemaakte fouten door projectleiders
We hebben de 10 meest gemaakte fouten door projectleiders in een e-book op een rijtje gezet. Uiteraard ook hoe je ze voorkomt. Of je nu al jaren projectmanager bent of net een training of opleiding in projectmanagement volgt, dit e-book helpt je direct verder. Zodat jij niet al deze fouten hoeft te maken en/of je bewezen oplossingen aangereikt krijgt voor problemen waar jij tegen aanloopt.
Download het gratis e-book ‘De 10 meest gemaakte fouten door projectleiders – en hoe je ze voorkomt’ en krijg direct toepasbare inzichten: Klik hier voor het e-book!
Wil je verder groeien als projectleider?
Laten we wel eerlijk zijn… kennis opdoen door het lezen van een e-book is een, het het geleerde toepassen in de praktijk gaat pas echt tot verandering leiden. Echte verandering komt pas als je er ook echt mee aan de slag gaat.
Wil jij als projectleider of projectmanager écht groeien en beter worden in je vak? En heb je misschien al een cursus of opleiding projectmanagement gevolgd, maar merk je dat de praktijk weerbarstiger is dan de theorie? Dit is precies de reden dat wij de Projectleiders Academie ontwikkeld.
Meer weten?
