De afgelopen 10 jaar hebben wij voor meer dan 2000 mensen een 2-daagse training over samenwerken in projecten mogen verzorgen. De projecten waaraan de deelnemers werken variëren van IT, zorg, woningbouw, facilitair tot met grote (wegen) bouwprojecten. Opvallend is dat voor alle soorten projecten waarin teams, vaak vanuit verschillende organisaties samen werken, de issues op het communicatieve vlak. En dus niet in de techniek, wat vaak wordt gedacht en waar ook veel aandacht naar toe gaat. Een paar tips van ons vanuit al deze leerervaringen.
Neem niets aan
Het is niet handig om aannames te doen in een project, vooral als je werkt met mensen van verschillende disciplines of organisaties. Wat voor jou vanzelfsprekend lijkt, kan voor een ander helemaal niet duidelijk zijn. Ga er nooit van uit dat iedereen dezelfde kennis, verwachtingen of interpretaties heeft. Om misverstanden te voorkomen, vraag door en controleer actief of iedereen hetzelfde begrijpt. Heldere communicatie en afstemming zijn essentieel om verwachtingen gelijk te trekken en vertragingen, fouten of conflicten te vermijden, zeker in complexe samenwerkingen waar belangen kunnen verschillen.
Luister ook echt naar die ander
Richt je volledige aandacht op wat de ander zegt, zonder afleiding of oordeel. Vaak luisteren we alleen oppervlakkig, bijvoorbeeld terwijl we al nadenken over onze eigen reactie. Echt luisteren betekent dat je volledige aandacht hebt voor wat de ander zegt, zonder vooringenomenheden. Dit voorkomt miscommunicatie en laat de ander voelen dat hij of zij serieus wordt genomen. Bovendien creëert het een omgeving van wederzijds respect en vertrouwen, waarin mensen zich veilig voelen om hun mening te delen. Door actief te luisteren kun je ook beter inspelen op de behoeften van de ander en samen tot oplossingen komen.
Luisteren om te begrijpen
In een gesprek zijn we soms geneigd om alleen te wachten tot we zelf kunnen praten. Deze houding kan zorgen voor misverstanden en frustratie. Luister met de intentie om de boodschap en het perspectief van de ander écht te doorgronden, in plaats van alleen om te reageren of jouw standpunt naar voren te brengen. Dit vraagt om geduld, empathie en de bereidheid om je eigen gedachten even opzij te zetten, zodat je volledig aanwezig bent in het gesprek. Zo creëer je een constructieve dialoog en versterk je wederzijds begrip.
Verplaats je in een ander
Probeer actief de belangen en standpunten van anderen te begrijpen, zodat je beter kunt inspelen op hun behoeften. Empathie is essentieel voor effectief samenwerken. Probeer je in te leven in de situatie, belangen en doelen van anderen. Wat is voor haar of hem belangrijk en waarom? Pas je eigen communicatie daarop aan. Hierdoor begrijp je hun perspectief beter, wat leidt tot meer begrip en betere samenwerking.
Stem verwachtingen af
Veel problemen ontstaan door verschillen in verwachtingen, aannames en uitgangspunten. Het is daarom belangrijk om vooraf duidelijk te bespreken wat iedereen verwacht van het project en welke aannames er spelen. Door deze vast te leggen, kun je latere onduidelijkheden en conflicten voorkomen. Open en transparante communicatie zorgt ervoor dat alle betrokkenen op dezelfde lijn zitten en eventuele misverstanden vroegtijdig worden opgelost. Daarnaast creëert het duidelijkheid over verantwoordelijkheden en mijlpalen, wat bijdraagt aan een soepelere samenwerking en het behalen van projectdoelen binnen de gestelde tijd en budgetten.
Zorg voor een veilige omgeving
Creëer een cultuur waarin iedereen zonder angst kan spreken en fouten maken, zodat er ruimte is voor creativiteit en ontwikkeling. Psychologische veiligheid versterkt het teamgevoel. Mensen presteren beter als ze zich veilig voelen om hun mening te geven en fouten te maken. Dit bevordert open communicatie, innovatie en leerprocessen, omdat teamleden durven experimenteren zonder bang te zijn voor afwijzing of kritiek.
Geef vaker een compliment
Complimenten spelen een cruciale rol in het stimuleren van motivatie, vertrouwen en een positieve werksfeer. Ze laten mensen voelen dat hun inzet en kwaliteiten worden gezien en gewaardeerd, wat bijdraagt aan persoonlijke groei en teamspirit. Wanneer feedback wordt gezien als een kans om te groeien, ontstaat er een omgeving waarin het potentieel van iedereen optimaal wordt benut en gezamenlijke doelen sneller worden bereikt.
Vier samen je successen
Het vieren van successen, hoe klein ook, helpt om positieve energie binnen het team te behouden. Het versterkt de onderlinge band en geeft erkenning voor ieders bijdrage aan het project. Sta stil bij elke belangrijke mijlpaal in je project, want samen successen vieren stimuleert verdere groei en motivatie. Bovendien laat het zien dat inspanningen worden gewaardeerd, wat medewerkers aanspoort om door te zetten, zelfs tijdens uitdagende momenten. Het regelmatig vieren van resultaten draagt bij aan een cultuur van waardering, verhoogt de betrokkenheid en bevordert duurzame samenwerking, waardoor de kans op succes in toekomstige projecten toeneemt.
Wees concreet
Concreet houdt in dat je spreekt in getallen, euro’s en data. Het is vaak het lastigste onderdeel van communiceren, omdat je soms zelf niet doorhebt dat je niet concreet bent en anderen je daar niet op wijzen. Uitspraken zoals “We gaan dit snel oppakken” klinken goed, maar hoe snel is snel? En wat betekent “oppakken” precies? Zonder duidelijke afspraken en specificaties blijft de boodschap vaag en open voor interpretatie. Concreet zijn sluit aan bij alle eerder genoemde punten, omdat het helpt om verwachtingen te managen, misverstanden te voorkomen en resultaatgericht samen te werken.
Conclusie
Deze negen punten vormen de basis voor betere communicatie en samenwerking in projecten. Ze benadrukken dat de sleutel tot succes niet in de technische aspecten ligt, maar in hoe mensen met elkaar omgaan. En ja, eens, het lijkt zo simpel, open deuren, en (bijna) iedereen weet het wel. Maar waarom doe je het dan niet meer? De praktijk leert dat onder druk van deadlines, werkdruk en routines goede communicatie vaak op de achtergrond raakt. Bewust blijven van deze principes en ze actief toepassen vereist discipline en consistentie. Pas als we hier dagelijks op reflecteren en bijsturen, wordt effectief samenwerken de standaard in plaats van de uitzondering.
