Weer een project in de rode cijfers… hoe kan dat?

Laten we eerlijk zijn: vaak weet je het antwoord al zodra je de vraag stelt. In dit geval wist ik het ook. Die rode cijfers hebben eigenlijk altijd dezelfde oorzaak: het project loopt nét even anders dan gepland.

In de IT blijkt opeens een koppeling toch niet meer te werken. In de bouw ligt er ergens een kabel waar je die niet had verwacht. Of er is ineens een derde partij aan het werk in het projectgebied. Wat doe je dan?

Meestal los je het zelf op. Het is jouw project, dus ook jouw probleem… toch?
En precies dáár gaan dingen mis. Want wie telkens brandjes blust, brandt uiteindelijk zelf op – met rode cijfers als gevolg. Want als je na al je bluswerk met de rekening komt dan krijg je allerlei lastige vragen en mag je blij wezen als een deel van die rekening wordt betaald. Het probleem is niet dat dingen anders lopen dan gepland – dat doen ze altijd.
Het probleem is dat je zelf het probleem gaat oplossen en vergeet anderen te betrekken

De oplossing? 

Niet alleen slim plannen, maar ook slim bijsturen … risicomanagement voor de projectstart en tijdens de uitvoering.

Wat is risicomanagement in projectmanagement?

Risicomanagement is het gestructureerde stappenplan waarmee je risico’s – gebeurtenissen die je niet verwacht – vooraf in kaart brengt, analyseert en beheersmaatregelen opstelt. Het voorkomt verrassingen en helpt je realistische plannen maken. Met risicomanagement kun je: projectproblemen vroegtijdig signaleren, realistische projectplannen maken, faalkosten beperken en je team gericht voorbereiden

Je voorkomt niet dat je project anders loopt dan gepland, maar je beperkt wel het aantal onverwachte gebeurtenissen.

Stappenplan risicomanagement

1. Risico’s identificeren vóór projectstart

Risico’s identificeren doe je vóór de start van je project. Idealiter zelfs al tijdens de voorbereidingsfase, als het project nog in de kinderschoenen staat. Je brengt samen met je team en betrokkenen in kaart wat er mogelijk mis kan gaan. Gebruik hiervoor verschillende bronnen, denk daarbij aan: brainstormsessies met je team; lessons learned uit eerdere projecten; interviews met stakeholders en analyse van het projectplan of technische ontwerpen.

Stel het risico SMART op, let bij de identificatie vooral op Specifiek en Tijdsgebonden

“Er is een risico dat een koppeling niet goed werkt.” Is niet SMART.

Beter, en wel SAMRT, is: “Tijdens de livegang in week 36 kan het voorkomen dat een koppeling niet functioneert, omdat over het hoofd is gezien dat deze moest worden aangepast met als gevolg dat de livegang wordt vertraagd.”

2. Risico’s analyseren en prioriteren

Als je je risico’s hebt verzameld, wil je weten welke het belangrijkst zijn. Zodat je weet voor welke risico’s je beheersmaatregelen moet treffen.
Om dat te bereiken maak je de risico’s meetbaar. Door te analyseren op Kans(hoe groot is de kans dat dit gebeurt?) en Impact (wat zijn de gevolgen als het gebeurt?). De impact verdeel je over de dimensies budget, tijd en kwaliteit. Gebruik een schaal van 0 tot 5 en bereken voor elk risico de risicoscore door de kans te vermenigvuldigen met de som van de impact op budget, tijd en kwaliteit. Het risico is nu Meetbaar en je kan nu zien welke risico’s de belangrijkste zijn.

De kans op optreden van het risico dat Tijdens de livegang in week 36 een koppeling niet functioneert is laag (score 1). De impact op tijd is groot (score 4) omdat de livegang wordt vertraagd. De impact op budget en kwaliteit is laag (scores 1). De risicoscore van dit risico is daarmee 6  (1 × (1+4+1)).

3. Beheersmaatregelen opstellen

Stel beheersmaatregelen op voor risico’s met een hoge score (bijv. > 17) of als kans/impact ≥ 4. Voor risico’s die niet voldoen aan deze eis hoef je geen beheersmaatregel op te stellen.

Voor de risico’s die je ‘moet’ beheersen, stel je concrete maatregelen op. Het zijn preventieve maatregelen die de kans verlagen of de impact te beperken. De beheersmaatregelen moeten SMART geformuleerd zijn.

Specifiek) Zo specifiek mogelijk wat er moet gebeuren en wie dat gaat doen, 

Meetbaar) Analyseer het effect op kans en/of impact en stel de risicoscore vast op basis van de beheersmaatregel.

Acceptabel) Zorg dat je beheersmaatregel Acceptabel is voor stakeholders

Realistisch) Hoe weet je dat de beheersmaatregel het geanalyseerde effect heeft.

Tijdsgebonden) Wanneer wordt de beheersmaatregel uitgevoerd.

Bij het eerdergenoemde koppeling-risico is een goede beheersmaatregel om de livegang een week eerder te doen. Daardoor ontstaat ruimte voor herstel voordat gebruikers last krijgen van fouten. Daarmee verlaag je de impact op tijd – en dus de risicoscore. In dit geval gaat de impact op tijd bijvoorbeel van 4 naar 3 en is er geen reden voor verdere maatregelen.

Een beheersmaatregel die goed klinkt, maar het niet is, is een volledige systeemtest. Dat moet je ook doen, maar het verlaagd de kans op optreden niet van 1 naar 0 en dus heeft zo’n maatregel geen effect op de risicoscore van het koppeling-risico. 

Als er geen preventieve beheersmaatregelen zijn om de risicoscore verder te verlagen dan kun je overwegen correctieve maatregelen op te stellen. Correctieve maatregelen neem je als het mis gaat, dus als het risico optreed. Vaak is het lastig om een goede correctieve maatregel te ‘zien’ omdat het risico daarvoor niet Specifiek genoeg is. In het voorbeeld weet je niet welke koppeling mis gaat, dat is nu immers net het risico. De beste correctieve maatregel is een procesafspraak over omgaan met onverwachte gebeurtenissen. Dat is risicomanagement tijdens het project.

Wat is risicomanagement tijdens projecten?

Het gaat nu om het risicomanagement zodra iets echt misgaat, hoe ga je om met onverwachte gebeurtenissen. Het is een stappenplan waarmee je gebeurtenissen registreert, analyseert, oplost en evalueert. Het doel van risicomanagement tijdens projecten is de schade beperken en herhaling voorkomen. Zonder dat zie je dezelfde fouten steeds terugkomen.

Stappenplan risicomanagement tijdens het project

1. gebeurtenissen registreren (SMART)

Vaak worden gebeurtenissen “vergeten” of onduidelijk vastgelegd. Maar elke keer dat iets misgaat, is een kans om je proces te verbeteren. Gebruik dezelfde SMART principes als bij risico’s: Wees Specifiek over wat de gebeurtenis is en de impact van die gebeurtenis en Tijdsgebonden bij het identificeren van de gebeurtenis

Voorbeeld van een goede registratie: “Op 15 februari om 11:15 viel de verbinding met partij X uit tijdens de ketentest. Daardoor konden scenario A en B niet worden afgerond.”

Het is niet alleen registreren op ‘papier’, naar ook communiceren. Als projectleider is het in jouw belang dat belanghebbenden op de hoogte zijn van de gebeurtenis die je net hebt geregistreerd. Naast registreren bel of mail je dus de belanghebbenden. Dan vraag je je af “Moet ik ze voor elk wissewasje bellen?” Ja, beter een keer te veel dan te weinig.

Stel dat je opdrachtgever vraagt om de rijplaten die jij hebt gebruikt wat langer te laten liggen. Gaat je project nu nét even anders dan gepland? Ja, want je plan was om ze na gebruik direct weg te halen. Dus je registreert (SMART) dat de rijplaten langer … even vragen hoe lang … blijven liggen en wat de impact op kosten is. 

2. Oorzaken achterhalen (root cause analyse)

De root cause analyse richt zich op het achterhalen van de echte oorzaak, niet alleen het symptoom. Met deze aanpak kom je tot de kern. Vaak blijkt dan dat de gebeurtenis géén toeval was – maar een signaal van iets structureels.

Stel jezelf de ‘5x waarom’-vraag:

1^e waarom vraag: Waarom werkte het systeem niet? Omdat de koppeling faalde.

2^e waarom vraag: Waarom faalde de koppeling? Omdat de parameterinstelling ontbrak.

3^e waarom vraag: Waarom ontbrak die instelling? Omdat deze niet in het deployment-script stond.

4^e waarom vraag: Waarom niet? Omdat het script handmatig werd aangepast.

5^e waarom vraag: Waarom werd het handmatig aangepast? Omdat de automatische deployment vorige keer vastliep.

Tip: doe dit niet bij elke gebeurtenis … met het voorbeeld van de rijplaten kom je al een heel eind als je van de opdrachtgever te horen krijgt hoelang ze moeten blijven liggen. Door te vragen: ‘hoelang moeten ze blijven liggen?’ stel je ook een soort van waarom vraag.

3.  oplossen, snel en effectief

Het oplossen van gebeurtenissen vraag om correctieve maatregelen. Bij het registreren van de gebeurtenis geef je direct aan wat jij een goede correctieve maatregel vindt om de impact op budget, tijd of kwaliteit te beheersen. De belanghebbenden zien of horen niet alleen wat de gebeurtenis is maar ook welke maatregel er wordt genomen. Ze kunnen daar wat van vinden en met betere voorstellen komen, dat is goed.

Het voorbeeld van het langer laten liggen van rijplaten heeft impact op het budget. Je maatregel is dus verzoek om die extra kosten in rekening te mogen brengen. Als dat niet mag, omdat de belanghebbenden niet begrepen dat er impact op kosten is, blijven die rijplaten niet liggen … je wil je project immers niet in rode cijfers krijgen.

Sommige gebeurtenissen vragen om directe actie. Denk aan een systeem dat platligt of een fout die impact heeft op de eindgebruiker. Belangrijk is dan dat je: Snel communiceert (hou je stakeholders in de loop), je een tijdelijke én een structurele oplossing bedenkt en de gekozen oplossing documenteert.

Bedenk: een goede oplossing versterkt je reputatie. Maar een gebeurtenis dat zich herhaalt, ondermijnt je geloofwaardigheid.

4. Evalueren en leren

Evalueren en leren doe je niet per se bij elk incident. Wat je wel doet is met enige regelmaat (bijv elk kwartaal) het risicomanagementproces op jouw project evalueren. Doen we het goed? Melden we te veel gebeurtenissen aan de belanghebbenden?

Daarnaast kijk je ook elk kwartaal of er gebeurtenissen zijn die vaker voorkomen. Bijvoorbeeld klachten over geluidshinder door omwonenden. Dan zijn het geen ‘losse gebeurtenissen’ maar een probleem dat je structureel moet oplossen. 

Tot slot – vijf tips voor projecten zonder rode cijfers

Tip 1) Start vroeg met risico-identificatie

Wacht niet tot de projectkick-off. Soms kun je projectrisico’s al beheersen voor de project kick-off. In de IT borgen dat de documentatie beter op orde is. In de bouw proefboringen uitvoeren. Plan daarom al tijdens de verkenningsfase een moment in om risico’s te benoemen.

Tip 2) Betrek je hele team

Risico’s signaleren, analyseren en beheersen is geen solo-actie; juist in teamverband zie je meer. Verschillende perspectieven brengen blinde vlekken aan het licht en zorgen voor een completer beeld van wat er mis kan gaan. Door je team actief te betrekken bij risico-inventarisatie, vergroot je het eigenaarschap en de alertheid. 

Tip 3) Formuleer SMART

Een risico als “we lopen mogelijk uit op planning” klinkt herkenbaar, maar zegt eigenlijk weinig. Door risico’s en bijbehorende acties SMART te formuleren (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden), maak je ze concreet en uitvoerbaar. Zo weet iedereen precies wat er moet gebeuren, waarom, door wie en wanneer. 

Tip 4) Beoordeel regelmatig opnieuw

Projecten zijn dynamisch: wat vandaag een groot risico is, kan volgende maand irrelevant zijn – of andersom. Vooral bij overgang naar een volgende fase (denk aan van ontwerp naar uitvoering) speelt dit. Door regelmatig risico’s opnieuw te beoordelen, houd je zicht op wat écht aandacht nodig heeft. 

Tip 5) Zie onverwachte gebeurtenissen als kans

Soms gaat er gewoon iets mis. Belangrijk is hoe je ermee omgaat: zie een gebeurtenis niet als falen, maar als kans om te leren. Door fouten open te bespreken en lessen te delen, groeit je team in volwassenheid en veerkracht. Zo bouw je aan een lerende project cultuur waarin fouten waardevol zijn.

Hoe voorkom je rode cijfers in projecten:

Rode cijfers zijn zelden het gevolg van één grote misser. Ze ontstaan door een opeenstapeling van kleine gebeurtenissen die te laat worden opgemerkt, onvoldoende worden gedeeld of niet structureel worden opgelost. De sleutel om rode cijfers te voorkomen ligt dan ook niet in harder werken of strakker plannen, maar in slimmer sturen: met goed risicomanagement vóór én tijdens je project.

Door risico’s vroegtijdig te identificeren, samen met je team te analyseren, SMART te formuleren en beheersmaatregelen vast te leggen, voorkom je dat het onverwachte je verrast. En áls er dan toch iets misgaat – want dat gebeurt altijd – zorg dan dat je het registreert, communiceert, analyseert en er gericht van leert. Zo houd je grip op je planning, je budget én je kwaliteit. En dat is precies hoe je voorkomt dat jouw project in het rood eindigt.

Conclusie: meer grip, minder verrassingen

Rode cijfers ontstaan zelden door één grote fout. Vaak zijn het kleine signalen die te laat worden opgepikt of niet worden gedeeld. De sleutel ligt in gestructureerd risicomanagement – vóór én tijdens je project.

Met het stappenplan uit deze blog leg je de basis: je voorkomt verrassingen, stuurt bij waar nodig en leert van wat er gebeurt. Zo werk je met rust en regie aan je resultaat.

Wil je hier meer over leren?
Bekijk onze gratis masterclass “Risicomanagement” en ontdek hoe je slimmer stuurt, beter communiceert en écht grip krijgt op risico’s – zonder dikke handboeken of abstracte modellen.
Je volgt ‘m gewoon wanneer het jou uitkomt.