Een uurtje werk. Eén KPI. En een jaarlijkse besparing van € 50.000. In dit blog neem ik je mee in een Noors infrastructuurproject, waarin we met één slimme zet enorme winst boekten. Maar nog belangrijker: ik geef je praktische handvatten mee om dit ook in jouw projecten toe te passen.

Hoe het begon: een kans in Noorwegen

Soms begint een groot resultaat met een klein, bijna ongemerkt moment.

Ik was nét klaar met mijn presentatie over een nieuwe manier van projecten aanpakken… in Olso. Terwijl het grootste deel van het publiek zich richting koffie en lunch haastte, kwam één van de aannemers schoorvoetend naar me toe.
Hij zei iets als: “Als dit écht de manier is waarop we projecten in de toekomst moeten aanpakken, dan hebben wij hulp nodig van iemand zoals jij.”

En zo raakte ik betrokken bij het E18 Rugtvedt–Dørdal-project in Noorwegen.

Mijn eerste stappen? Een spoedcursus Noors én het doorspitten van de aanbestedingsdocumenten. Alleen de stukken die relevant waren voor de selectiefase – puur om te begrijpen hoe Nye Veier de aanpak had vertaald naar de praktijk zoals zij die voor ogen hadden.

Tijdens het scannen van die documenten viel mijn oog op hoofdstuk 5, getiteld “møter”. Dat betekent “vergaderen” – en blijkbaar wordt daar in Noorse wegenprojecten behoorlijk wat tijd aan besteed. Gemiddeld twee vergaderingen per week. Dat klinkt misschien bescheiden, maar in mijn ervaring zijn zes vergaderingen per maand al aan de hoge kant.

Op dat moment was het slechts een observatie. Maar zoals zo vaak in projecten, bleken juist die kleine signalen later goud waard.

Van koffiepauze naar KPI

Fast forward naar de concretiseringsfase: onze offerte was gekozen, en ik zat met de projectmanager van de aannemer aan tafel. Tijdens een koffiepauze kwam het onderwerp ‘vergaderen’ weer ter sprake. “Er zullen veel vergaderingen zijn en die duren eindeloos,” zuchtte hij.

Dat soort zinnen zijn voor mij rode vlaggen. Als mensen klagen, is er vaak een risico verstopt in hun woorden. Ik nam een slok koffie en dacht: Hier zit iets.

Dus ik opperde: “Waarom maken we geen KPI op vergadertijd?”
Niet omdat ik vergaderen nou zo belangrijk vond, maar omdat het hier energie lekte. En waar energie lekt, kun je vaak geld besparen.

We besloten de KPI in te voeren met een streefwaarde van maximaal 2 uur per vergadering.

Totale investering: ongeveer één uur denk- en afstemtijd.

Wat gebeurde er daarna?

De kracht van een KPI is niet alleen dat je iets meet — het is dat mensen hun gedrag aanpassen zodra er gemeten wordt. Dit principe wordt ook wel het Hawthorne-effect genoemd: het feit dát je iets meet, zorgt al voor verandering.

Tijdens de eerste vergaderingen bleek dat mensen zich bewust waren van de tijd. Na 1 uur en 45 minuten begon de projectmanager op z’n horloge te kijken, wat de voorzitter opmerkte.
Gevolg: de vergadering werd snel afgerond, discussies die niet voor de hele groep relevant waren, werden doorgeschoven naar 1-op-1-gesprekken ná de vergadering. Slim en effectief.

Langzaam maar zeker veranderde ook de inhoud van de vergaderingen:

• Van operationeel brandjes blussen…
• Naar tactisch vooruitkijken en proactieve afstemming.

En daar ligt de echte winst.

Na twee jaar kwam de projectmanager naar me toe. Zijn conclusie? Dankzij die ‘gekke’ KPI besparen ze één dag per week aan vergadertijd. Dat zijn 50 werkdagen per jaar. Bij een gemiddeld dagtarief van € 1.000 is dat een besparing van € 50.000 per jaar.

Wat kun jij hiervan leren, 4 inzichten?

Het gaat hier niet alleen om vergaderen. Dit is een les in:

• Het spotten van kleine, onbenutte kansen
• Het inzetten van KPI’s als gedragsinstrument
• Het erkennen van het effect van meten op cultuur en communicatie

Hieronder geef ik je vier concrete inzichten die jij direct kunt toepassen in je eigen projecten:

Observeer waar energie lekt

In elk projectteam zijn er momenten waarop mensen zuchten, klagen of hun schouders ophalen. Dat zijn signalen die je als projectleider niet moet negeren. Waar frustratie is, is meestal ook verlies van energie, tijd of effectiviteit. En precies daar ligt vaak de grootste winst.

In het Noorse project gebeurde dit tijdens een simpele koffiepauze, waarin iemand zijn beklag deed over de eindeloze vergaderingen. In plaats van het te negeren of af te doen als “part of the job”, benaderde ik het als een kans: Waar zit de weerstand, en wat kunnen we ermee?

Let dus op zinnen als: “We vergaderen alleen maar”; “Dat duurt altijd zo lang”; “Daar hebben we nu geen tijd voor” en “Het is toch altijd hetzelfde liedje.”

Dit soort opmerkingen zijn geen klachten. Ze zijn richtingaanwijzers. Door actief te luisteren naar waar energie weglekt, krijg je waardevolle informatie. Vaak zitten daar verspillingen die je kunt meten én oplossen. Bijvoorbeeld: tijdsverlies in overlegstructuur; onduidelijke besluitvorming; rolverwarring of overlapping en onuitgesproken verwachtingen

Vraag aan jezelf:

• Waar in mijn project hoor ik het meeste geklaag?
• Waar ontstaat irritatie of weerstand?
• Is dit symptoom of oorzaak?
• Kan ik hier iets concreets op meten of verbeteren?

Pro tip: Maak van het volgende teamoverleg een mini-scan: vraag elk teamlid waar volgens hen de meeste energie weglekt. Je zult versteld staan van de overeenkomsten – en de oplossingsrichtingen.

Durf onconventionele KPI’s te gebruiken

Als we aan KPI’s denken, denken we vaak aan de klassieke driehoek: tijd, geld en scope. Maar er is zóveel meer mogelijk. Zeker in complexe of langlopende projecten, waar samenwerking, communicatie en gedrag minstens zo bepalend zijn voor succes.

In het Noorse project leidde de KPI op vergadertijd niet alleen tot kortere vergaderingen, maar ook tot een cultuuromslag: van reactief naar proactief werken. Van praten om het praten, naar focus en besluitvorming.

Niet elke KPI hoeft dus keihard meetbaar of financieel te zijn. Soms zit de kracht juist in het bewust maken van gedrag.

Voorbeelden van ‘onconventionele’ maar effectieve KPI’s:

• Aantal besluiten per overleg Helpt om vergaderingen doelgericht te maken.
• Aantal dagen zonder escalatie Geeft inzicht in stabiliteit en onderlinge afstemming.
• Mate van proactiviteit Bijvoorbeeld door het aantal voorstellen of verbeterinitiatieven per maand te meten.
• Aantal 1-op-1-gesprekken buiten vergaderingen Stimulans voor snellere afstemming en minder groepsverspilling.

Deze KPI’s zijn vaak eenvoudiger te implementeren, voelen minder controlerend en kunnen juist heel verbindend werken. Het zijn spiegels, geen stokken.

Klein beginnen, groot eindigen

Er bestaat een misverstand in projectmanagement dat grote veranderingen ook grote plannen nodig hebben. Niets is minder waar. Juist kleine interventies kunnen verrassend veel impact hebben. In dit geval was het slechts een uur werk: signalen opvangen, er een idee van maken en het afstemmen met het team. Het resultaat? Een structurele gedragsverandering én € 50.000 besparing per jaar.

Projecten zijn vaak net dominospellen. Je hoeft niet álles om te gooien. Je hoeft alleen het juiste steentje op de juiste plek aan te tikken.

Stel jezelf regelmatig de vraag:

• Wat kan ik vandaag doen wat maximaal één uur kost, maar structureel verschil maakt?
• Waar is een kleine correctie of nieuwe afspraak al genoeg om gedrag te beïnvloeden?

Denk aan: één nieuwe vraag op je agenda; één visuele reminder in de projectruimte; één KPI op een flip-over en één check-invraag aan het begin van elk overleg

Grote impact begint vaak met klein denken.

Creëer bewustzijn in plaats van controle

Een veelgehoorde kritiek op KPI’s is dat ze aanvoelen als controle-instrumenten. Dat mensen zich opgejaagd, gecontroleerd of gemanipuleerd voelen. En laten we eerlijk zijn: dat gebeurt ook. Vooral als KPI’s “van bovenaf” komen, zonder context, uitleg of betrokkenheid. Maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn.

De vergader-KPI in Noorwegen voelde niet als controle. Het was simpelweg een spiegel. Een vriendelijke uitnodiging om stil te staan bij: Hoe besteden we onze tijd? En is dat effectief?
Doordat het team er zelf invloed op had – en er gedrag ontstond zonder straffen of rapportages – werkte het juist als katalysator.

Goede KPI’s doen drie dingen:

1. Ze maken gedrag zichtbaar.
2. Ze nodigen uit tot reflectie.
3. Ze geven richting zonder dwang.

Als mensen begrijpen waarom er gemeten wordt en voelen dat ze daar zelf de regie over houden, ontstaat er iets moois: eigenaarschap. Je krijgt dan geen weerstand, maar betrokkenheid.

Tip bij het introduceren van een KPI: leg het doel uit (waarom meten we dit?); betrek het team bij het formuleren van de norm; gebruik het niet om te straffen, maar om te leren en reflecteer samen regelmatig op de voortgang

Tot slot: wat één uurtje anders kijken kan opleveren

Soms hoef je niet harder te werken, maar slimmer. Soms hoef je geen groot verandertraject te starten, maar alleen de juiste vraag te stellen bij een kop koffie. De kracht van projectleiderschap zit niet in dikke rapporten, maar in zien wat anderen missen — en het lef hebben om daar iets mee te doen.

Wil je ook zulke slimme inzichten in jouw project?

Laat het me weten.
Of je nu worstelt met samenwerking, vergaderverspilling of onduidelijke KPI’s — vaak is één goed gesprek al de eerste stap naar een betere aanpak.

📅 Boek hier een vrijblijvende afspraak
📩 Of stuur me een berichtje via LinkedIn

Kleine interventie, groot verschil.
Jij hoeft het alleen maar te zien. En er iets mee te doen.